Der Jahreszielplan im Unternehmen

Endlich – Saisonstart! Kürzlich habe ich den ersten Jahreszielplan für das kommende Jahr moderiert. Es geht wieder los, dieses konzentrierte Einstimmen auf das kommende Jahr… Mit viel Energie, Transparenz, wertvollen Diskussionen. Und Erkenntnissen. Viel Lachen, viel Zeit mit Mitarbeitern-Führungskräften und Chefs, die sonst im Alltag einfach nicht da ist. Oft staunen wir, wieviel Ergebnisse wir mit großer Freude an meist zwei Tagen erarbeiten!

„Nur 3% aller mittelständischen deutschen Unternehmen betreiben strategische Planung. Diese 3% erzielen 46% höhere Gewinne!“ SchmidtColleg, Stockheim

Leider nutzen viel zu wenige Unternehmen und Teams dieses kraftvolle Instrument der Jahreszielplanung. Was sind die Ursachen dafür?

Mythos Jahreszielplan

  • Wer weiß schon was die Zukunft bringt – niemand kann in die Glaskugel blicken (verständlich insbesondere seit dem C-Jahr)
  • Ein Jahreszielplan muss lang und ausführlich sein, erst dann ist er gut
  • Er dient dazu die Finanzkennzahlen im Blick zu behalten
  • Der Jahreszielplan geht nur den Chef etwas an
  • Es braucht viel Zeit und teure Berater
  • Wenn der Jahreszielplan fertig ist verstaubt er im Schrank
  • Mein Unternehmen ist zu klein – der Jahreszielplan ist nur etwas für „Große“

Lasst uns mit diesen Vorurteilen aufräumen…
„Es ist nicht unsere Aufgabe die Zukunft vorauszuahnen, sondern auf sie gut vorbereitet zu sein.“ Perikles
In erster Linie geht es genau darum. Natürlich kann niemand die Zukunft voraussagen. Es geht vielmehr darum sich als Team – in der Führung – auszurichten. Fokussieren. Wichtiges von unwichtigem zu trennen. Klarheit für alle Beteiligten, tieferes Verständnis erlangen. Gemeinsam Entscheiden und vereinbaren.

Was entsteht ist ein Roadbook für das kommende Jahr!

Ein Roadbook… ein Buch? Genau, der Jahreszielplan sollte schriftlich festgehalten werden.

Die Power des Prinzips der Schriftlichkeit
Das geschriebene Wort ist magisch! Besonders wenn es Worte über Eure Ziele, Ideen, Gedanken sind. Auf geheimnisvolle Art und Weise lässt der Prozess des Schreibens Eure Ideen Wirklichkeit werden. Schreiben und Dokumentieren fokussiert. Am Anfang haben wir viele Ideen, mehr als man jemals umsetzen kann. Aber der Prozess sie – gemeinschaftlich – zu Papier zu bringen ergibt bewusst und unbewusst eine Rangfolge. Das ist wichtig. Geschriebenes bewahrt Eure besten und stärksten Ideen. Geschriebenes ermöglicht anderen an Euren Träumen und Zielen teilzuhaben. Andere teilhaben zu lassen hilft dabei, Eure Ideen zu unterstützen – das ist entscheidend für Euren Erfolg. Da steht es schwarz auf weiß – das Geschriebene ist eine Art „Vertrag mit sich selbst“. Das hilft die Dinge „auf die Straße zu bringen“. Hast Du schon einmal eine Einkaufsliste geschrieben, diese dann zu  Hause vergessen – und trotzdem an alles gedacht, was auf der Liste stand? Das was Du Dir vornimmst und niederschreibst wirst Du auch erreichen.

Wie läuft ein Jahreszielplanmeeting ab?

Kurz gesagt: Es besteht aus einem Rückblick – einer Status Quo Bewertung = HEUTE – und einem Ausblick.

Rückblick

Bei dem Rückblick geht es darum Vergangenes zu bewerten, manchmal auch nochmal gemeinschaftlich zu „verdauen“ (wie z.B. die Corona-Zeit. Eigentlich mag es niemand mehr hören, dennoch tut es gut nochmal zu reflektieren). Was lief gut? Was ging schief? Die Leistungsbereiche präsentieren an dieser Stelle Umsatz und Status Quo der Projekte. Parallel können Gedanken gesammelt werden zu:

  • Weitermachen mit…
  • Aufhören mit…
  • Mehr von…
  • Weniger von…

HEUTE: Standortanalyse

Wie funktioniert ein Navigationssystem? Zuerst überlegst Du Dir, wo Du hinfahren willst – das ist das Ziel. Dann muss das Navigationssystem wissen, wo Du stehst – also Deinen aktuellen Standort. Erst dann kann der Weg zum Ziel = Route berechnet werden!

Bei der Standortanalyse geht es darum, einen ungeschminkten Blick in den Spiegel zu werfen.

Wie steht es aktuell um unser Unternehmen? Was sind unsere Stärken und Schwächen? Wie sieht das Umfeld aus? Wie steht es um die Branche, wie sieht der Markt aktuell aus, welche Wettbewerber sind unterwegs? Die SWOT-Analyse ist ein pragmatisches Werkzeug, um Ihren Status Quo zu ermitteln. SWOT ist ein Akronym und steht für:

  • Strengths = Stärken
  • Weaknesses = Schwächen
  • Opportunities = Chancen
  • Threats = Gefahren

Zunächst geht der Blick nach Innen – in das Unternehmen. Wir fragen uns: Was sind unsere Stärken? Was läuft aktuell gut? An dieser Stelle entstehen oft lebhafte Diskussionen, und häufig wird gleichzeitig über Schwächen diskutiert. Was sind unsere Schwächen? Was läuft nicht gut?

Mögliche Themen könnten sein:

  • Führung
  • Mitarbeiter
  • Abläufe
  • Räumlichkeiten
  • Sicherheit
  • Gewinn
  • Gehälter und Prämien
  • Überstunden
  • Standards
  • Produktqualität
  • Auslastung
  • Flexibilität
  • Ausgaben
  • Kommunikation
  • Stimmung
  • Instandhaltung
  • Moral
  • Kundenbegeisterung

Im nächsten Schritt geht der Blick nach Außen: Es geht um Gesamtwirtschaft, Markt, Branche, Wettbewerb. Welche Chancen existieren? Welche Gefahren existieren? Mögliche Themen könnten sein:

  • Digitalisierung
  • Preisgestaltung
  • Kunden
  • Lieferanten
  • Umwelt
  • Markt
  • Wettbewerb
  • Medien
  • Wirtschaftlichkeit
  • Technik
  • Steuern
  • Politik
  • Öffentlichkeitsarbeit/Presse
  • Rechtliche Vorgaben

Damit wäre ein erster einfacher Schritt in Sachen Situationsanalyse getan. Natürlich kann man die SWOT-Analyse noch differenzierter angehen, in dem man weitere Fragestellungen diskutiert:

  • Stärken: Was können wir noch verbessern?
  • Schwächen: Wie können wir die Probleme lösen?
  • Chancen: Wie können wir die Chancen nutzen?
  • Gefahren: Wie können wir die Gefährdungen minimieren oder sie in Chancen umwandeln?

Spannend ist auch eine Kombination aus den jeweiligen Feldern! Meine Lieblingsfrage lautet:

Welche neuen Möglichkeiten sollten wir verfolgen, die gut zu den Stärken des Unternehmens passen – wie können wir unsere Stärken einsetzen, um Chancen zu nutzen?

Wo ist das GAP – welche Umsetzungsmöglichkeiten können wir erkennen? Weitere Fragen:

  • Wie können wir unsere Stärken nutzen, um die Bedrohungen abzuwenden?
  • Welche Schwächen müssen wir eliminieren, um neue Möglichkeiten zu nutzen?
  • Welche Verteidigungen können wir entwickeln, um vorhanden Schwächen nicht zum Ziel von Bedrohungen werden zu lassen?

AUSBLICK: Ziele

„Wenn ein Kapitän nicht weiß, welches Ufer er ansteuern soll, dann ist kein Wind der richtige.“ Lucius Annaeus Seneca
Menschen, die nur eine vage Idee von dem haben was sie wollen, werden auch nichts erreichen. Der Zweck eines gut formulierten Zieles ist es, die anschließende kraftvolle Umsetzung zu ermöglichen. Es gibt eine Vielzahl von Zielen, und der Jahreszielplan sollte nicht nur qualitative Ziele (wie z.B. Umsatz, Teamkosten etc.) sondern auch ganzheitliche qualitative Ziele berücksichtigen. Betrachte Dein Unternehmen – Dein Team aus verschiedenen Perspektiven!

„Wer das Ziel kennt, kann entscheiden; wer entscheidet, findet Ruhe; wer Ruhe findet, ist sicher; wer sicher ist, kann überlegen; wer überlegt, kann verbessern.“ Konfuzius

An dieser Stelle geht es um das Ableiten und Sammeln von Zielen für das kommende Jahr. Der Blick geht zuerst in die Ferne und dann ins Detail. Ziele haben unterschiedliche Zeithorizonte, die wie Meilensteine auf dem Weg zur Erreichung Ihrer Unternehmensvision sind. Welche Meilensteine aus Eurer mittel- und langfristigen Planung sind für das kommende Jahr zu berücksichtigen? Welchen Beitrag leisten diese zur Erreichung der Vision?

 

BRAINSTORMING Ziele

Ein weiteres Werkzeug, um offen zu denken und relevante Themen aufzudecken ist diese Übung:

Stell Dir vor… es ist Dezember nächsten Jahres, und Du hältst auf der Weihnachtsfeier für das Team eine kleine Ansprache. Was wirst Du sagen?

HERZLICHEN GLÜCKWUNSCH!

  • „Wir haben erfolgreich … beendet.“
  • „Wir sind stolz den Beginn von … bekannt zu geben.“
  • „Wir müssen uns nicht länger über … ärgern, da wir …“
  • „Wir haben … erhöht.“
  • „Wir haben … reduziert.“

Welche drei besonderen Leistungen wollt Ihr am Ende des Jahres feiern?

Im nächsten Schritt geht es um quantitative Ziele. Kaum zu glauben aber wahr: Dieser Punkt bereitet in der Praxis die größten Probleme. Selten wird mit ergebnisorientierten Zielen = Kennzahlen gearbeitet. Die erste Hürde ist die Auswahl der Kennzahlen. Welche sind strategisch relevant? Auf welche Kennzahlen haben wir Einfluss? Nützlich ist die Umsatzplanung – gesamt und nach Leistungsbereichen. Und zwar auf Basis des aktuellen Jahres / der Vorjahre. Diese Zahlen sind die Grundlage für die Planung, echter Zuwachs sowie Verschiebungen (z.B. Feiertage) sollten berücksichtigt werden. Weiterhin eine mögliche Preiserhöhung. Dies ist die Grundlage für die Planzahl im Folgejahr. Neben Gewinn (und dessen Verwendung) sollten auch Investitionen genau geplant werden. Listet die Investition mit dem voraussichtlichem Budget auf und priorisiert diese nach A-B-C.

Nun zu den qualitativen Zielen: Welche Ziele wollt Ihr erreichen?  Wählt die Bereiche aus, die für Euren Erfolg entscheidend sind und einen Beitrag zur Erreichung Eurer strategischen Ziele leisten:

Mitarbeiter

  • Mitarbeiter-Bedarf – Neueinstellungen
  • Mitarbeiter-Aquise
  • Umbesetzungen
  • Ausbildung
  • Fort- und Weiterbildung
  • Aushilfen
  • Transparenz
  • Führung
  • Kommunikation
  • MA-Gespräche
  • MA-Ziele
  • Besprechungskultur
  • Motivation
  • Empowerment
  • Löhne/Gehälter/ Prämien
  • MA-Befragung
  • System für Lob und Anerkennung

Ressourcen

  • Digitalisierung
  • Baumaßnahmen
  • Anschaffungen
  • Modernisierung
  • Reparaturen
  • Umweltmanagement
  • Energiemanagement
  • IT/Technik/Medien
  • Fuhrpark
  • Lager
  • Wartung und Instandhaltung
  • Entsorgung

Partner/ Lieferanten

  • Auswahl Lieferanten
  • Lieferantengespräche
  • Margen
  • Rückvergütungen
  • Win-Win-Situationen

Operativer Betrieb

  • Abläufe
  • Organisation
  • Standards
  • Qualität
  • Wirtschaftlichkeit
  • Zusammenarbeit
  • Engpässe
  • Schnittstellen-Optimierung
  • Kennzahlen
  • Aufgabenplanungen
  • Kontinuierliche Verbesserung
  • Effizienz
  • Dokumentation
  • Checklisten
  • Projektmanagement
  • Ordnung und Sauberkeit
  • Selbstmanagement
  • Überraschungsqualität
  • Kundenbegeisterung!

Welche Innovationen – neuen Ideen wollt Ihr im nächsten Jahr umsetzen?

  • Welchen Input gibt es vom Team?
  • Kundenmeinungen?
  • Welche Trends könnt Ihr aufspüren?
  • Welchen Input nehmt Ihr mit aus Messebesuchen, Kongressen, Benchmarking?

Last but not least solltet Ihr überprüfen, ob zum Thema Marketing und Verkauf noch Potential ist. Sind die 4 Hauptaufgaben des Marketings abgedeckt?

  • Stammkundenpflege
  • Neukundenaquise
  • Leistungspflege
  • Leistungsinnovation

Wie werden wir wahrgenommen – wie ist das Erscheinungsbild unserer externen Kommunikation? Homepage, Social Media, Produkte und Dienstleistungen, Korrespondenz, Logo etc.

An dieser Stelle sind erfahrungsgemäß die Pinnwände umfassend gefüllt 😊 Damit alle mit größtmöglicher Klarheit und Verbindlichkeit aus dem Jahreszielplan gehen ist es wichtig, einen Aktionsplan zu erarbeiten.

Das wichtigste Werkzeug im Rahmen der Jahreszielplanung ist ein AKTIONSPLAN für die Umsetzung der Ziele.

Basta parlare! Jetzt geht’s um die Umsetzung. Nützlich ist eine PRIORISIERUNG der Themen bzw. Projekte. Bringt Eure Projekte in eine sinnvolle Reihenfolge. Doch welche ist die Richtige? Beantwortet die Fragen nach dem Nutzen (Was bringt uns das? Was bringt es für die Gäste, das Unternehmen, die Mitarbeiter?) und der Machbarkeit (Wie leicht oder schwer ist das Projekt umzusetzen?). Bewertet die Projekte und setzt diese in die entsprechenden Felder. Damit erhaltet Ihr automatisch eine einfachverständliche, visualisierte Priorisierung. Diese Technik lässt auf einen Blick die Wichtigkeit erkennen und lässt sich vielfältig einsetzen!

  • Feld No. 1           solltet Ihr zuerst angehen. Dies sind Ihre „low hanging fruits“ oder „quick wins“, also Dinge, die einen schnellen Erfolg bringen. Das ist wichtig für die Motivation.
  • Feld No. 2           unbedingt gleich planen, sorgfältig im Blick behalten und einzelne Schritte umsetzen.
  • Feld No. 3           wird im Nachgang bearbeitet oder „zwischendurch“ bei freien Kapazitäten.
  • Feld No. 4           wandert in den Papierkorb!

Nun geht es um die konkrete Planung der Projekte, verwendet die Reihenfolge laut Priorisierung. Die SMART-Formel ist ein nützliches Werkzeug zur Formulierung von Zielen:

S Spezifisch Ziele müssen eindeutig definiert sein (nicht vage, sondern so präzise wie möglich).
M Messbar Ziele müssen messbar sein (Messbarkeitskriterien).
A Akzeptiert Ziele müssen von den Empfängern akzeptiert werden/sein (auch: angemessen, attraktiv, abgestimmt ausführbar oder anspruchsvoll).
R Realistisch Ziele dürfen ambitioniert, müssen aber möglich sein.
T Terminiert Zu jedem Ziel gehört eine klare Terminvorgabe, bis wann das Ziel erreicht sein muss.

Der Aktionsplan

Ist ein wichtiges Element im Rahmen der Jahreszielplan. Im Kern geht es um: WER macht WAS bis WANN. Differenzierter betrachtet könnte man noch erfragen WOMIT und WIE MESSEN WIR DAS. Nützlich an dieser Stelle ist die Überlegung: Was ist der nächste Schritt in dieser Sache? Bei komplexeren Themen kommt man so leichter in die Umsetzung!

Herzlichen Glückwunsch! Ihr habt es (fast) geschafft

Aber das wichtigste fehlt noch: Bringt Euer Potential auf die Straße! Mit dem Jahreszielplan verhält es sich wie mit einem Ferrari: Solange der Wagen in der Garage steht, hast Du keine Ahnung von der Power, die unter der Motorhaube steckt. Das Potential wird erst auf der Straße sichtbar!

Gleicht regelmäßig ab! Ein regelmäßiger Soll-Ist-Abgleich ermöglicht es mit dem „Road Book“, dem Jahreszielplan auf Kurs zu bleiben. Am besten macht Ihr daraus eine Routine. Der Abgleich sollte zumindest vierteljährlich, besser monatlich erfolgen. Nutzt dafür ein „Cockpit“, in dem sich alle Informationen griffbereit befinden. Vereinbart mit dem (Führungs-) Team oder mit sich selbst Termine, erstellt einen Besprechungsplan. Tragt Euch diese in Euren Kalender ein! Irgendwann wird der Abgleich zur Selbstverständlichkeit. Bewertet den Status, und passt möglicherweise die Pläne an wenn nötig. Seit Sie konsequent beim Einfordern. You’ve got to be hard to be soft!

Ein kurz-knackiges „Halbjahresmeeting“ mit der Führungsmannschaft bewahrt Euch vor allzu großen Überraschungen am Jahresende. Ohne Spielstand keine Begeisterung – bejubelt Erfolge dann, wenn die Tore fallen, und nicht erst wenn das Spiel vorbei ist. Feiert Erfolge! Nutzt jede Gelegenheit um besondere Leistungen anzuerkennen.

Kommuniziert Eure Ziele! Ladet möglichst viele Beteiligte ein Eure Ziele zu kennen – nur so haben andere die Chance, Euch zu unterstützen.

  • Externe Kommunikation: Den Jahreszielplan könnt Ihr an die Hausbank, an den Steuerberater, wichtige Lieferanten und sogar an Stammkunden kommunizieren.
  • Interne Kommunikation: Noch wichtiger als die Kommunikation nach Außen ist die Kommunikation nach Innen:
    Informiert Euer Team! Erklärt den Jahreszielplan, und wie Ihr dort hingekommen sind ganz genau. Das trägt ganz entscheidend zur Transparenz bei und zeigt Wertschätzung gegenüber Euren Mitarbeitern! Nutzt den bereits bestehende Teammeetings wie Weihnachtsfeier, Jahresauftaktfeier, monatliches Teammeeting etc. Jeder Mitarbeiter kann sein eigenes Exemplar „Jahreszielplan“ erhalten.

Das i-Tüpfelchen: Das Jahresmotto. Verleiht dem Jahreszielplan Kraft mit Hilfe eines gemeinsam „erhirnten“ Jahresmottos, welches zu Ihren diesjährigen Zielen passt. Kommuniziert dies über Schilder hinter oder vor den Kulissen, Schlüsselanhängern fürs Team etc. … Das schafft Präsenz für das ganze Jahr.

Business ohne Brimborium: Viel Erfolg beim Erarbeiten Eures Jahreszielplans!