Improvisation im Alltag, Diskussionen bei Reklamationen, doppelte Arbeit und verlorene Zeit – so sieht es in vielen Unternehmen aus. Kunden sind verärgert, du bist abhängig von einzelnen Mitarbeitern, und neue Teammitglieder brauchen lange Einarbeitungszeiten.
Die langfristige Entwicklung deines Unternehmens bleibt auf der Strecke, weil deine gesamte Energie ins Tagesgeschäft fließt. Eine konsequente Digitalisierung ist kaum möglich, der Gewinn bleibt auf der Strecke – und am Ende stehen Frust und Stress bei allen Beteiligten.
Das muss so nicht sein.
Vorgehen für etablierte mittelständische Unternehmen
Wie gehst du also vor?
Der entscheidende Unterschied zwischen etablierten mittelständischen Unternehmen und Start-ups: Wir starten nicht auf der grünen Wiese. Das bedeutet, wir können kein Prozessdesign vom Schreibtisch aus entwerfen, sondern müssen schauen, was im Unternehmen bereits vorhanden ist. Dafür gibt es zwei verschiedene Vorgehensweisen:
- Bottom-up: Du sammelst alle Details kleinteilig, setzt sie zusammen und verdichtest sie.
→ Gefahr: Du verlierst dich in „Erbsenzählerei“ und beschäftigst dich mit Prozessen, die nicht entscheidend für den Unternehmenserfolg sind. - Top-down: Du gehst in den Helikopter-View, betrachtest dein Unternehmen aus der Vogelperspektive und verschaffst dir erst einmal einen Überblick. Genau hier kommt das Prozesshaus ins Spiel.
Das Prozesshaus als Visualisierung
Ein Prozesshaus ist eine Visualisierung deiner Hauptprozesse. Es besteht aus drei Ebenen – Dachgeschoss, Erdgeschoss und Fundament (kein Keller!). Diese Ebenen sagen nichts über die Wichtigkeit der Prozesse aus, sondern dienen lediglich der besseren Strukturierung und Übersicht.
- Managementprozesse (Dachgeschoss): z. B. strategische Planung, Mitarbeiter führen und entwickeln, Innovation
- Wertschöpfungsprozesse (Erdgeschoss): z. B. Produkte vermarkten, Aufträge ausführen, Serviceleistungen erbringen
- Unterstützungsprozesse (Fundament): z. B. Verwaltung, Instandhaltung, Einkauf
Mit deinem Team – idealerweise mit einer Projektgruppe oder den Führungskräften – kannst du die Hauptprozesse deines Unternehmens benennen und in diese drei Kategorien einordnen.
Jeder Hauptprozess ist ein „Hauptast“ im Baum, der sich weiter verzweigt:
- Teilprozesse und Prozessabläufe (zweite Ebene)
- konkrete Arbeitsschritte und Checklisten (dritte Ebene)
Zusammenhang mit ISO-Zertifizierung
Wenn du eine ISO-Zertifizierung anstrebst, findest du dieselben Elemente auch im Prozesshaus wieder. Es geht um Planen (Kapitel 4–6), Umsetzen (Kapitel 7–8), Prüfen (Kapitel 9) und Verbessern (Kapitel 10). Kapitel 1–3 beschreiben Anwendungsbereiche, normative Vorgaben sowie Begriffe und Definitionen.
Prozesse brauchen Verantwortliche – die Prozesseigner
Mit Prozessen verhält es sich wie mit einem Garten: Er will gepflegt, gehegt, zurückgeschnitten und gedüngt werden. Dafür braucht es „Gärtner“ – also Prozesseigner.
Prozesseigner übernehmen die Verantwortung für einen Prozess von Anfang bis Ende. Wichtig: Verantwortung bedeutet nicht Durchführung. Jemand anders kann die einzelnen Schritte ausführen, aber der Prozesseigner behält den Gesamtüberblick und sorgt dafür, dass der Prozess funktioniert. Sinnvollerweise erhält derjenige die Verantwortung, der auch das größte Interesse am reibungslosen Ablauf hat – natürlich mit den notwendigen Befugnissen.
Struktur in der Prozessdokumentation
Eine saubere Struktur kannst du zum Beispiel so schaffen:
- Prozesse nach Kategorien mit Buchstaben kennzeichnen (M = Management, W = Wertschöpfung, U = Unterstützung)
- fortlaufend nummerieren
Beispiele:
- M1 – Strategische Planung
- W3 – Serviceleistungen erbringen
- U2 – Einkauf
Damit hast du eine vollständige Übersicht deiner Prozesse. Sie können sortiert, zugeordnet und geklärt werden. Gleichzeitig ist dies für neue Mitarbeiter eine sehr eingängige Visualisierung, um die Hauptprozesse im Unternehmen sofort zu verstehen.
Prozesse priorisieren – was ist wirklich wichtig?
Um nicht den Überblick zu verlieren, solltest du deine Prozesse priorisieren. Dazu eignet sich eine einfache Matrix mit zwei Fragen:
- Wie hoch ist die Auswirkung dieses Prozesses auf den Erfolg des Unternehmens?
- Wie gut sind wir in der Durchführung dieses Prozesses?
Daraus ergeben sich vier Felder:
- Oben links: Hohe Auswirkung, geringe Fähigkeit → dringend verbessern
- Oben rechts: Hohe Auswirkung, hohe Fähigkeit → Leistung halten
- Unten rechts: Niedrige Auswirkung, hohe Fähigkeit → prüfen, ob Aufwand reduziert werden kann
- Unten links: Niedrige Auswirkung, geringe Fähigkeit → nur auf Mindestanforderung bringen
5 Tipps für dein Prozesshaus
- Starte aus der Vogelperspektive – beginne grob und werde dann feiner.
- Arbeite mit den drei Kategorien – Management, Wertschöpfung, Unterstützung.
- Benennen Verantwortliche – die Prozesseigner als „Gärtner“ deiner Abläufe.
- Strukturiere konsequent – mit Buchstaben und Nummern.
- Priorisiere klar – arbeite zuerst an Prozessen mit hohem Einfluss.
Fazit: Prozessmanagement als Schlüssel für Effizienz und Digitalisierung
Mit einem Prozesshaus schaffst du in deinem Unternehmen Klarheit, Transparenz und Struktur. Du reduzierst Doppelarbeit, vermeidest Abhängigkeiten und machst dein Unternehmen fit für Digitalisierung, ISO-Zertifizierung und nachhaltige Entwicklung.
Gerade für kmu bringt das Prozesshaus den entscheidenden Vorteil: weniger Chaos, mehr Effizienz, motivierte Mitarbeiter und am Ende mehr Gewinn.
ROCK your business!
