Aufgaben sichtbar machen: Warum du mit deinem Team über Rollen und wiederkehrende Aufgaben sprechen solltest

Stell dir vor, es ist Dienstag, 11 Uhr. Dein Dienst beginnt. Was genau hast du jetzt zu tun?

Diese Frage klingt einfach – doch wenn du ehrlich bist, wirst du merken: Eine glasklare Antwort darauf fällt oft gar nicht so leicht. Denn im Alltag eines Betriebs prasseln täglich neue To-dos auf dich und dein Team ein. Telefonate, Rückfragen, ungeplante Kundenanliegen oder das berühmte „Kannst du mal eben …?“. Vieles läuft nebenbei. Und vieles läuft einfach mit – ohne klare Zuständigkeit.

In genau diesem Alltagschaos liegt oft der Engpass begraben: Arbeit wird nicht sichtbar gemacht – und kann damit auch nicht bewusst gesteuert, delegiert oder optimiert werden.

Implizite Aufgabenverteilung? Willkommen im Graubereich

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) verlassen sich auf eingespielte Routinen. Jeder weiß irgendwie, was er zu tun hat – oder glaubt es zumindest. Und genau hier liegt das Problem: Die tatsächliche Aufgabenverteilung ist häufig implizit – also unausgesprochen, inoffiziell und nicht dokumentiert.

Das Ergebnis? Aufgaben bleiben liegen, Mitarbeitende sind überlastet oder haben das Gefühl, für alles zuständig zu sein. Führungskräfte verlieren den Überblick und verbringen ihre Zeit damit, Brände zu löschen statt strategisch zu arbeiten.

Zeit, das zu ändern: Arbeit sichtbar machen mit dem AufgabenKOMPASS

Der AufgabenKOMPASS ist ein Tool, das genau hier ansetzt: Es hilft dir und deinem Team dabei, alle regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben systematisch zu erfassen, Verantwortlichkeiten zu klären und damit eine transparente Basis für Zusammenarbeit, Effizienz und Qualität zu schaffen.

Denn nur wenn Aufgaben und Rollen klar benannt sind, können sie auch sinnvoll verteilt, delegiert und entwickelt werden. Du baust damit ein verlässliches System auf – weg von Bauchgefühl und Chaos, hin zu Struktur und unternehmerischer Freiheit.

Rollen statt Stellen: Der Unterschied macht den Unterschied

Vielleicht denkst du jetzt: „Wir haben doch bereits Stellenbeschreibungen.“ Das ist ein guter Anfang – aber eben nur die halbe Miete.

Was ist der Unterschied?

• Stellenbeschreibungen beschreiben Funktionen. Sie sind meist formal, aufgabenbezogen und losgelöst von der Person.
• Rollen hingegen sind persönlich. Sie werden nicht vergeben, sondern genommen. Und genau deshalb übernehmen Menschen in Rollen viel stärker Verantwortung.

Im privaten Leben ist uns das klar: Wir haben verschiedene Rollen – als Mutter, Freund, Vereinsmitglied oder Nachbar. Im Unternehmen ist das nicht anders. Auch dort trägt jeder Mitarbeitende verschiedene Hüte: vielleicht Empfangskraft, aber gleichzeitig auch Social-Media-Verantwortliche, Veranstaltungsplaner oder gute Seele im Team.

Wichtig ist: Diese Rollen müssen vereinbart sein – nicht einfach passieren.

Schritt 1: Aufgaben sammeln – wirklich ALLE!

Der erste Schritt im Umgang mit dem AufgabenKOMPASS ist ein ehrlicher: Jede Person im Team notiert zunächst, was sie regelmäßig wiederkehrend tut. Und zwar aus ihrer ganz persönlichen Sicht. Diese Sammlung macht sichtbar, wie viele Aufgaben stillschweigend übernommen werden – oder eben nicht. Der Schwerpunkt liegt auf regelmäßig wiederkehrend, dem Grundrauschen, das in der Regel 80% der Arbeit ausmacht. Es geht nicht um Sonderfälle oder Ausnahmesituationen.

Das gilt auch für dich als Inhaber oder Führungskraft: Gehe mit gutem Beispiel voran. Führen durch Vorbild heißt in diesem Fall: Du beginnst. Du füllst als Erste*r deinen AufgabenKOMPASS aus – ehrlich, vollständig, umfassend.

Empfehlung: Nutze eine Blanko-Vorlage

Starte mit einer leeren Vorlage des AufgabenKOMPASS und führe ein Brainstorming durch. Frag dich:

• Was tue ich regelmäßig?
• Welche Aufgaben gehören zu welcher meiner Rollen?
• Welche Aufgaben wiederholen sich täglich, wöchentlich, monatlich?
• Wie ist meine Entscheidungskompetenz zu dieser Aufgabe?
• Wer vertritt mich?
• Wo ist die Durchführung beschrieben?

Und für Inhaber oder Führungskräfte:

• Welche Aufgaben delegiere ich?
• Welche Aufgaben sollte ich eigentlich nicht mehr selbst tun?

Ziel ist es, eine vollständige, tabellarische Übersicht über deine Hauptaufgaben, Rollen und regelmäßig wiederkehrenden Tätigkeiten zu erstellen. Ohne Filter. Ohne Bewertung.

Schritt 2: Klarheit durch Struktur – die Spalten des AufgabenKOMPASS

Der AufgabenKOMPASS ist mehr als nur eine To-do-Liste. Er ist ein strukturiertes Werkzeug, das dir hilft, jede Aufgabe zu reflektieren und zu systematisieren. JEDER im Unternehmen kann mit diesem Werkzeug arbeiten, von der Unternehmensführung bis zum Praktikanten! Dabei arbeitest du jede Aufgabe Zeile für Zeile durch. Die Spalten im Überblick:

1. Aufgabe benennen

Formuliere jede Aufgabe aktiv und prägnant. Nutze eine Kombination aus Nomen und Verb:

• „Angebote versenden“
• „Rechnungen prüfen“
• „Mitarbeitergespräche vorbereiten“

2. Turnus

Wie oft tritt diese Aufgabe auf?

• Täglich
• Wöchentlich
• Monatlich
• Quartalsweise
• Jährlich
• Bei Bedarf

3. Vertretung

Wer übernimmt diese Aufgabe in deiner Abwesenheit? Trage hier den konkreten Namen oder das Kürzel ein – keine Position.

4. Entscheidungskompetenz

Wie weit darfst du bei dieser Aufgabe gehen? Nutze hierfür die Entscheidungsstufen:

• Stufe 3: Umsetzung nach klaren Vorgaben
• Stufe 2: Entscheidung nach Rücksprache
• Stufe 1: Eigene Entscheidung, mit Info an die Führungskraft
• Stufe 0: Vollständige Autonomie – Unternehmer im Unternehmen

5. Verweisprozess

Gibt es für diese Aufgabe eine schriftliche Anleitung oder ein Verfahren? Falls ja, wo findet man das? (z. B. Handbuch Kapitel 3.1 „Angebotserstellung“)

Schritt 3: Die Macht der Sichtbarkeit

Wenn jeder Mitarbeitende seinen AufgabenKOMPASS ausfüllt, entsteht ein neues Bewusstsein im Team:

• Was leistet eigentlich jede*r Einzelne?
• Wo gibt es Doppelungen, Lücken, Missverständnisse?
• Wer trägt welche Verantwortung – bewusst oder unbewusst?

Du wirst erstaunt sein, wie viele informelle Zuständigkeiten existieren, die nie besprochen wurden – und welche Aufgaben unklar verteilt sind.

Das Ziel: Ein System, in dem jeder weiß, was zu tun ist, wie oft, wie weitgehend – und wo die Grenzen liegen.

Schritt 4: Integration in Zeitmanagement und Führung

Der AufgabenKOMPASS bleibt kein Papiertiger. Er soll im Alltag leben.

Deshalb: Verknüpfe die Aufgaben mit deinem persönlichen Zeitmanagement. Plane wiederkehrende Aufgaben fest ein. Definiere Prioritäten. Und nutze deinen Kompass als Werkzeug, um Aufgaben gezielt zu delegieren.

Außerdem ist der AufgabenKOMPASS eine wertvolle Grundlage für Mitarbeitergespräche, Onboarding-Prozesse und Qualitätsmanagement.

Schritt 5: Umsetzung im Team – so klappt’s

1. Drucke den AufgabenKOMPASS für alle Mitarbeitenden aus

Ein digitales Tool hat hier nicht denselben Effekt – das haptische Ausfüllen führt zu mehr Reflektion.

2. Setze eine verbindliche Abgabefrist

Empfehlung: 1 Woche. Wer etwas nicht versteht, lässt das Feld frei – das wird später gemeinsam geklärt (z. B. im Workshop TUNING).

3. Besprich die Ergebnisse gemeinsam

Die AufgabenKOMPASS-Vorlagen sind keine Kontrolle, sondern ein Dialoginstrument. Nutze sie, um Verständnis zu schaffen, Verantwortungen zu klären und Prozesse zu verbessern.

Fazit: Der AufgabenKOMPASS ist dein Navigationssystem für mehr Klarheit, Effizienz und Selbstverantwortung

In einer komplexen Arbeitswelt mit vielen Schnittstellen und wechselnden Anforderungen brauchst du als Führungskraft ein verlässliches System, das Klarheit schafft. Der AufgabenKOMPASS ist ein solches System.

Er macht nicht nur sichtbar, wer was tut – sondern zeigt auch, wie viel Arbeit im Verborgenen liegt. Er deckt auf, wo Überlastung droht, welche Rollen ungeklärt sind und wo du als Inhaber unnötig im operativen Geschäft festhängst.

Und das Beste: Du entwickelst dein Unternehmen von innen heraus. Schritt für Schritt – gemeinsam mit deinem Team.

Häufige Fragen (FAQ)

1. Ist der AufgabenKOMPASS nicht zu aufwendig?
Nein – der Aufwand liegt vor allem im ersten Schritt. Danach wird der Kompass zum lebendigen Werkzeug, das dir dauerhaft Zeit spart.

2. Muss jede Aufgabe dokumentiert werden?
Nur regelmäßig wiederkehrende Aufgaben. Projektarbeit oder spontane Tätigkeiten gehören nicht hinein – sie folgen anderen Regeln.

3. Was bringt mir das als Chef konkret?
Du bekommst Übersicht, kannst delegieren, klare Standards setzen – und wirst zum echten Unternehmer statt zum Feuerwehrmann.

Dein nächster Schritt

Hol dir die Vorlage für den AufgabenKOMPASS und starte noch heute mit deinem persönlichen Exemplar. Lade dein Team ein, mitzumachen – und bring Klarheit, Struktur und neue Energie in euren Arbeitsalltag.

Denn erst wenn Arbeit sichtbar ist, ist sie auch gestaltbar.

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