„Klarheit ist der erste Schritt zur Freiheit.“ – Seneca
In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) ist die Aufgabenverteilung im Team eher Bauchgefühl als System. Vor allem in Hotellerie, Gastronomie und Dienstleistungsbetrieben heißt es oft: „Mach einfach, was brennt.“
Das Ergebnis?
- Chaos im Alltag
- Überlastete Führungskräfte
- Mitarbeitende, die sich nicht verantwortlich fühlen
- Und du selbst: Dauernd mitten im Tagesgeschäft
Doch es geht auch anders.
Mit dem AufgabenKOMPASS bringst du Klarheit in dein Unternehmen, entlastest dein Team – und gewinnst selbst wieder Freiraum.
Warum Aufgaben im Team oft unklar sind
Viele Betriebe arbeiten nach dem Prinzip: „Das macht halt der, der’s immer gemacht hat.“
Was fehlt: klare Rollen, dokumentierte Aufgaben, geregelte Vertretungen.
Die Folgen:
- Unklare Zuständigkeiten
- Frust durch Doppelarbeit
- Abhängigkeit vom Chef
- Stillstand bei Ausfall einzelner Personen
Und vielleicht denkst du: „Dafür haben wir doch Stellenbeschreibungen.“
Aber genau hier liegt das Problem.
Stellenbeschreibung ≠ klare Aufgabenverteilung
Was ist der Unterschied?
| Stellenbeschreibungen | Rollen im Unternehmen |
|---|---|
| beschreiben Funktionen | beschreiben tatsächliche Aufgaben |
| oft zu lang und abstrakt | sind konkret und alltagsnah |
| losgelöst von der Person | beziehen sich auf den Menschen |
| formal erstellt | lebendig gelebt |
Im echten Leben haben wir viele Rollen: Eltern, Nachbar, Freund, Vereinsmitglied. Im Betrieb ist es genauso. Die Empfangsmitarbeiterin ist vielleicht gleichzeitig:
- Social-Media-Verantwortliche
- Veranstaltungsorganisatorin
- Wohlfühlmanagerin
Diese Vielfalt an Rollen sichtbar zu machen, ist der erste Schritt zu mehr Struktur.
Mit dem AufgabenKOMPASS Aufgaben strukturieren
Der AufgabenKOMPASS ist ein einfaches Tool, das dir hilft, die tatsächlichen Aufgaben im Unternehmen zu erfassen, zu verteilen und zu dokumentieren.
Schritt 1: Arbeit sichtbar machen
Jede*r Mitarbeitende schreibt auf:
- Welche Rollen habe ich im Betrieb?
- Welche regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben gehören dazu?
Wichtig: Du als Inhaber gehst mit gutem Beispiel voran!
Schritt 2: Aufgaben detailliert beschreiben
Für jede Aufgabe beantwortet ihr gemeinsam:
- Was ist die Aufgabe?
- Wie oft fällt sie an? (Turnus: täglich, wöchentlich, monatlich…)
- Wer vertritt mich?
- Wie viel Entscheidungsfreiheit habe ich? (Stufenmodell)
- Gibt es eine Checkliste oder Beschreibung zur Durchführung?
Beispiel: Hotellerie – Frühstücksbereich
- Rolle: Frühstücks-Chefin
- Aufgabe: Frühstücksbuffet aufbauen
- Turnus: täglich
- Vertretung: Anna
- Entscheidungsstufe: 1 – volle Entscheidungsfreiheit
- Dokumentation: W2 Checkliste „Frühstück aufbauen“
Warum der AufgabenKOMPASS in KMU so gut funktioniert
Einfach & praxisnah: Kein digitales Tool, kein Schulungsaufwand
Sofort umsetzbar: Bereits nach dem ersten Teammeeting erkennst du Muster
Teamfördernd: Verantwortung wird geteilt – nicht zugeschoben
Chefentlastend: Weniger Nachfragen, weniger Feuerwehr-Einsätze
Typische Aha-Momente bei der Einführung
- „Ich wusste gar nicht, dass du das auch machst!“
- „Ich dachte, das macht der Kollege…“
- „Warum macht das eigentlich niemand?“
- „Das könnte ich auch übernehmen.“
- „Wenn wir das so regeln, läuft’s viel runder.“
Der größte Irrtum: „Das wissen doch alle.“
Wenn du denkst: „Ach, das ist bei uns doch klar, jeder weiß, was er zu tun hat…“ – dann mach den Test.
Druck die Vorlage aus, verteile sie im Team – und beobachte.
Spätestens wenn die erste Frage kommt:
„Was genau gehört denn zu meinen Aufgaben?“,
wird klar: Es gibt noch Luft nach oben.
Vorteile einer klaren Aufgabenverteilung im Unternehmen
» Bessere Zusammenarbeit im Team
» Weniger Missverständnisse & Konflikte
» Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender
» Mehr Motivation & Verantwortungsgefühl
» Mehr Zeit für dich als Unternehmer
So implementierst du den AufgabenKOMPASS in deinem Betrieb
- Lade dir das kostenlose Workbook herunter
- Mache selbst den Anfang und fülle deine Rollen & Aufgaben aus
- Stelle das Tool im Team vor
- Führt die Aufgabenanalyse gemeinsam durch
- Sprecht über Vertretungen, Entscheidungsstufen & Prioritäten
- Überarbeitet die Listen regelmäßig (z. B. einmal pro Quartal)
Jetzt kostenlos starten – mit dem AufgabenKOMPASS
» Hier kostenlos das Workbook herunterladen und direkt im Team loslegen!
Du bekommst:
- Die AufgabenKOMPASS-Vorlage (PDF)
- Ein Praxisbeispiel aus der Hotellerie
- Leitfragen zur Reflexion
- Tipps für die Umsetzung im Teammeeting
Fazit: Mehr Struktur. Mehr Verantwortung. Mehr Freiheit.
Der AufgabenKOMPASS ist kein Bürokratiemonster – sondern ein praxisnahes Werkzeug, das dir hilft, das Hamsterrad zu verlassen.
Ob in der Hotellerie, in der Gastronomie oder im Dienstleistungsbetrieb:
Wenn du Klarheit willst – und ein Team, das mitdenkt – dann ist das dein erster Schritt.
Raus aus dem „Zuruf-Modus“ – rein in eine klare Aufgabenstruktur.
ROCK your Work!
Herzlich,
Meike Wilmowicz
PS:
Wenn du denkst, „Das weiß doch jeder bei uns…“
Dann probier den AufgabenKOMPASS aus – und achte auf die Gesichter im Team.
Spätestens beim Ausfüllen wird klar: So klar war’s dann doch nicht…
