Organigramm erstellen: So bringst du Klarheit in dein Team – mit System!

„Struktur ist nicht steif. Struktur ist befreiend.“

So hat’s mal ein Geschäftsführer in einem meiner Workshops gesagt – und damit den Nagel auf den Kopf getroffen. Denn ganz ehrlich:
Ohne Struktur? Landest du schnell da, wo alles auf deinem Schreibtisch oder in deinem Kopf landet.

„Wer macht hier eigentlich was?“ – Wenn Struktur fehlt, landet alles bei dir

Vielleicht kommt dir das bekannt vor: Ein Mitarbeiter verlässt den Betrieb, ein neuer wird eingestellt. Er ist jung, motiviert, bringt neue Fähigkeiten mit. Doch die Rolle? Unklar. Er soll in eine Führungsrolle hineinwachsen, aber noch nicht alles allein entscheiden. Wie wird er dem Team vorgestellt? Als Führungskraft oder als Kollege auf Probe? Was ist, wenn er Anweisungen gibt? Werden diese akzeptiert?

Vielleicht wurde das im Gespräch zwischen dir und ihm geklärt. Aber weiß das Team auch Bescheid? Die anderen Führungskräfte? Oder spricht sich das nur irgendwie herum, über den Flurfunk? Wenn es kein klares Kommunikationsinstrument gibt, führt das zu Missverständnissen, Frust und Chaos.

Willkommen in der Realität vieler Betriebe: Es gibt großartige Gastgeber – aber keine klare Struktur. Genau hier kommt das Organigramm ins Spiel. Kein verstaubter Aushang aus der Konzernwelt, sondern ein lebendiges Führungsinstrument, das dich entlastet, dein Team stärkt und allen zeigt: Wir haben Klarheit.

Was ist ein Organigramm – und warum brauchst du eins?

Ein Organigramm ist die grafische Darstellung deiner Aufbauorganisation. Klingt trocken? Ist es nicht – wenn du es richtig angehst. Denn wenn du es richtig aufziehst, wird daraus ein echter Gamechanger.

Mehr als Kästchen und Linien: Es geht um Verantwortung

Ein professionelles Organigramm zeigt nicht einfach nur, wer wem unterstellt ist. Es zeigt, wie dein Betrieb strukturiert ist – inhaltlich, fachlich und menschlich. Es macht sichtbar:

Welche Bereiche es gibt
Wer für was zuständig ist
Welche Rollen existieren
Wo Führung stattfindet

Es ist damit Grundlage für jede Form von Zusammenarbeit – und ein Booster für Kommunikation, Verantwortung und Teamwork.

5 gute Gründe für ein Organigramm – aus verschiedenen Blickwinkeln

1. Du als Inhaber: Raus aus dem Hamsterrad

Wenn alles über deinen Tisch geht, wirst du zum Engpass. Ein Organigramm macht sichtbar:

Wer trifft Entscheidungen?
Wer trägt welche Verantwortung?
Wo kannst du loslassen?

So wirst du nicht überflüssig, sondern wieder frei – für Strategie, Entwicklung und die Zukunft deines Unternehmens.

2. Führungskräfte: Endlich mit Klarheit führen

Viele führende Mitarbeitende handeln intuitiv oder „irgendwie“. Ohne klare Abgrenzung wird Führung zur Gratwanderung. Das Organigramm gibt ihnen:

Klarheit über ihren Zuständigkeitsbereich
Sicherheit in Entscheidungen
Eine Grundlage für Feedback- und Entwicklungsgespräche

Klarheit ist keine Kontrolle, sondern Vertrauen. Wer weiß, was er tun darf, tut es mit mehr Selbstbewusstsein.

3. Dein Team: Orientierung schafft Vertrauen

Gerade neue Mitarbeitende finden sich oft nur schwer zurecht. Wer ist Ansprechpartner? Wer hat welche Aufgaben? Ein Organigramm hilft dabei, den Betrieb schneller zu verstehen und sich sicher zu fühlen. Denn:

Struktur gibt Sicherheit
Sicherheit fördert Eigenverantwortung
Verantwortung stärkt das ganze Team

Und Verbindlichkeit entsteht nicht durch Dienstpläne – sondern durch Struktur.

4. Gäste: Ansprechpartner auf Augenhöhe

„Ich hole mal den Chef“ darf nicht die Standardantwort sein. Wenn dein Team Verantwortung übernehmen kann, fühlt sich der Gast ernst genommen. Ein Organigramm macht das möglich. Es zeigt:

Wer Ansprechpartner für welches Thema ist
Wo Kompetenzen liegen
Dass dein Team nicht nur freundlich, sondern auch kompetent organisiert ist

5. Externe & Bewerber: Struktur überzeugt

Gerade Bewerber achten heute auf Organisation und Kultur. Ein sichtbares Organigramm zeigt: Hier wird strukturiert gearbeitet, hier herrscht Klarheit. Und Klarheit wirkt professionell. Das kannst du sogar nach außen zeigen – z. B. auf deiner Website oder im Bewerbungsprozess. Wer Transparenz lebt, gewinnt schneller Vertrauen.

Schritt für Schritt: So erstellst du ein funktionierendes Organigramm

1. Ist-Analyse: Was ist da?

Mach eine ehrliche Bestandsaufnahme. Wer ist an Board?

2. Rollen und Bereiche definieren

Jetzt wird’s konkret. Welche Bereiche gibt es bei euch? Welche Rollen werden gebraucht? Typische Beispiele:

Rezeption
Housekeeping
Service
Küche
Technik
Verwaltung
Marketing
Tagung

3. Grafische Darstellung

Jetzt geht es an die Visualisierung. Du brauchst keine teure Software. PowerPoint, Excel oder Word reichen völlig aus. Achte auf:

Klare Linien
Keine verspielten Icons

Dein Organigramm soll auf einen Blick verständlich sein. Je einfacher, desto besser.

Organigramm-Typen im Vergleich

Organigramm-Typ	Vorteile	Nachteile
Top-down (klassisch: von oben nach unten)	Klarer Überblick Zeigt Verantwortung & Hierarchie Schnell erstellt mit Vorlage	Kann „streng hierarchisch“ wirken Fördert wenig Mitdenken von unten
Bottom-up (von Mitarbeitenden nach oben)	Team mit dem meisten Gastkontakt steht oben – zeigt die Wichtigkeit der Gastgeberrolle auf Gut für Beteiligung & Teamentwicklung	Für neue Mitarbeitende gewöhnungsbedürftig Auf den ersten Blick weniger Klarheit über Führung
Bubble/Flower (zentral, z. B. Geschäftsleitung in der Mitte, Teams außen herum)	Modern & offen, zeitgemäß, GenZ Ideal für kleine Teams mit viel Zusammenarbeit Visuell ansprechend	Weniger klar bei vielen Hierarchien Erfordert mehr Erklärung im Alltag

→ Mein Tipp: Starte mit einem Top-down-Organigramm, um klare Rollen, Zuständigkeiten und Verantwortungen sichtbar zu machen. Wenn dein Team zunehmend eigenverantwortlich arbeitet und du eine offenere Kultur fördern willst, kannst du in Workshops mit Bottom-up- oder Bubble-Varianten experimentieren – zum Beispiel zur Teamentwicklung, Führungskräfteentwicklung oder in Veränderungsprozessen.

4. Kommunizieren und verankern

Jetzt geht’s raus damit! Hänge das Organigramm gut sichtbar auf: am schwarzen Brett, im Pausenraum, im Intranet oder im Teamchat. Erkläre es im Teammeeting. Und – für Fortgeschrittene – zeige es auch nach außen: Auf deiner Website oder im Bewerbungsgespräch.

5. Regelmäßig aktualisieren

Ein Organigramm ist keine Einmal-Aufgabe. Dein Betrieb lebt, also lebt auch dein Organigramm. Lege fest, wer es pflegt – zum Beispiel deine Assistenz oder die Personalverantwortliche. Ich empfehle: mindestens einmal im Monat überarbeiten.

Sichtbarkeit braucht Mut – aber sie wirkt

Viele Betriebe erstellen ein Organigramm, lassen es dann aber in der Schublade verschwinden. Dabei steckt so viel Potenzial drin:

Im Onboarding: Neue Mitarbeitende verstehen sofort, wie ihr tickt.
In Teamgesprächen: Wer steht wo? Wer ist für was zuständig?
In Mitarbeiterentwicklung: Wer hat welche Perspektiven?
In deinem Qualitätsmanagement: Klare Standards, klare Zuständigkeiten

Ein sichtbares Organigramm ist kein Kontrollinstrument. Es ist ein Werkzeug für Entwicklung, Vertrauen und Wachstum.

Fazit: Klarheit schafft Ruhe. Und Ruhe schafft Wachstum.

Ein gutes Organigramm ist kein Selbstzweck.
Es ist der erste Schritt zu echter Unternehmensführung.

Es schafft:

Struktur im Kopf und im Alltag
Sicherheit für Führungskräfte
Orientierung für dein Team
Vertrauen bei denen Gästen
Und: Freiheit für dich als Inhaber

Also: Ran an die Kästchen – aber mit System.

→ Dein nächster Schritt:

Schnapp dir Zettel, Whiteboard oder dein Lieblingstool – und starte mit dem ersten Entwurf. Wenn du willst, unterstütze ich dich gern: im Workshop, 1:1 oder mit meinen digitalen Tools.

Und jetzt du: Wie klar ist die Struktur in deinem Unternehmen – sichtbar oder nur in deinem Kopf? Schreib mir gern – ich freu mich auf deinen Kommentar!

ROCK your work!
Eure Meike

Meike Wilmowicz
Business-Excellence für Gastgeber mit Herz