Teams Orientierung geben, damit sie mit Zuversicht ihre Potentiale nutzen: Struktur und Organisation

Der Schlüssel zum Erfolg

Peter Drucker, laut Wikipedia der einflussreichste Management-Denker aller Zeiten, antwortet auf die Frage was DER Schlüssel zum Erfolg sei: "Wenn Sie glauben, dass individuelle Kompetenz der Schlüssel zum Erfolg ist, werden Sie Ihr ganzes Leben lang scheitern! Die Wahrheit ist nämlich: 50% Erfolgsanteil hat die Aufbau-Organisation, die Sie wählen, 35% Erfolgsanteil hat die Ablauf-Organisation. Die restlichen 15% sind Ihre individuelle Kompetenz - und die beschränkt sich in aller Regel darauf, dass Sie in den beiden anderen Bereichen angemessene Lösungen installieren. Und es genügt nicht, dass Sie es verstehen, Sie müssen danach handeln. Wenn Sie das tun, verspreche ich Ihnen, dass Sie größere Fortschritte machen als jemals zuvor in Ihrem Leben."

Aufbauorganisation

Ein Unternehmen zeichnet sich durch die Schaffung eines Wertes in Form von Dienstleistungen oder Produkten aus. Für diesen Mehrwert, den ein Unternehmen erbringt, sind eine Vielzahl von Tätigkeiten notwendig. In einem gut organisierten Unternehmen sind diese Tätigkeiten in Form von Aufgaben definiert und dafür verantwortlichen Personen zugewiesen. Ein häufiges Problem in der Organisation von Unternehmen sind unklare Zuständigkeiten und Aufgaben. Mitarbeiter klagen dann zu Recht, dass ihnen niemand sagen kann, wofür sie eigentlich verantwortlich sind und wofür nicht, was sie tun sollen und was unterlassen. Meistens haben die Chefs selbst keinen Überblick über die Vielzahl der Aufgaben, die eigentlich klar und zugewiesen sein müssten.

Am Anfang steht die Frage nach: WER  ist an Board und hat welche Rollen, Aufgaben und Kompetenzen?

Ein wunderbarer Einstieg in die Arbeit an Struktur und Organisation Eures Teams. Die Klärung mit bewährten Instrumenten wie Organigramm und individuelle Aufgabenliste sorgt für eine sofortige Übersicht und deckt Verbesserungspotentiale auf.

 

Ablauforganisation

Hier geht es um die Frage: WAS ist zu tun? Welche Schritte sind nötig, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen?

Jede Aktivität, die in einem Unternehmen regelmäßig wiederkehrend stattfindet, ist Teil eines Prozesses. Und das sind in der Regel 80%.
Prozesse sind keine Parallelwelt zu Eurem Tagesgeschäft – SIE SIND das Tageschäft und beschreiben Eure Standards, auf die Ihr Euch gegenseitig und Eure Kunden verlassen könnt.
Deswegen ist es unabdingbar, die vorhandenen Abläufe strukturiert sichtbar zu machen, sie quasi ans Tageslicht zu holen, um anschließend eine Endlosschleife der Optimierung anzustoßen. Und zwar im Team auf pragmatische Art und Weise - und kompromisslos kundenorientiert.

Inhaltlich arbeiten wir uns von oben nach unten - begeben uns also zunächst in die Vogelperspektive, um vom Prozesshaus des Unternehmens über die einzelnen Abläufe bis hin zu konkreten Arbeitsanweisungen zu kommen. Auf diese Weise behalten wir zu jeder Zeit das „große Ganze“ im Blick. By the way: Die Ergebnisse sind beste Grundlage für jedes Onboarding neuer Teammitglieder - und können als Grundlage für eine mögliche ISO-Zertifizierung genutzt werden.

Das bringt die Verbesserung der Organisation:

  • Zeitgewinn, auch bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter
  • eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit durch klare Abläufe
  • Kostenreduzierung
  • Eine Steigerung der Qualität
  • und last but not least: Wettbewerbsfähigkeit! Durch eindeutige Abläufe, glasklare Verantwortlichkeiten, kompromisslose Kundenorientierung und vereinbarte Standards – und zwar für alle im Unternehmen

Resilienz stärken durch Verbesserung von Struktur und Organisation

Gemeinschaftsorientierte Strukturen sind sensibler für Veränderungen. Sie reflektieren diese aus unterschiedlichen Blickrichtungen und können bessere Lösungen entwickeln als solche, die auf individuelle Leistung setzen.

Statt wie geschlossene Ökosysteme zu agieren, ist es sinnvoll, die Grenzen eines Unternehmens bzw. Teams zu öffnen und einen aktiven Austausch mit allen Interessengruppen zu pflegen. So entsteht eine systematische "breite" Informiertheit. Das wirkt zum einen wie ein Frühwarnsystem für krisenhafte Entwicklungen, zum anderen liefert sie auch immer Ansatzpunkte für notwendige Anpassung.

Die Resilienz eines Unternehmens wurzelt in seiner Kultur. Alles, was Teams brauchen, um sich in unsicheren Zeiten zukunftsfähig und -sicher aufzustellen, basiert im Kern auf einer starken kollektiven Identität, die Zusammenhalt erzeugt. Ein gemeinsamer Richtungssinn, der klarmacht, wohin die Entwicklung geht und welche Wirkungen erzielt werden sollen.

Resiliente Teams brauchen Mitarbeitende, die Eigenverantwortung übernehmen wollen und dürfen, also eine Vertrauenskultur. So kann ein konstruktiver Umgang mit Fehlern ermöglicht werden, und nur so gelingt im Ernstfall der Sprung in die kreative Erneuerung.

Jede lernende Organisation ist eine resiliente Organisation. Es geht um den großen Schritt von Effizienz zu Resilienz, von kurzfristigen Zielsetzungen zum dauerhaften Verweilen im unendlichen Spiel.

Refresher

Tom Peters bringt es auf den Punkt: „Die Welt ist kompliziert. Deshalb brauchen wir Strukturen. Aber genauso, wie wir sie brauchen, müssen wir sie auch fürchten.“
Das heißt: Auf der einen Seite klare Abläufe und Strukturen aufbauen, auf der anderen Seite gleichsam reduzieren.

Der stärkste Klebstoff ist die Macht der Gewohnheit!
Es geht nicht darum, durch einmal erfasste Abläufe eine gemütliche Komfortzone einzurichten.
„If everything seems under control, you´re just not going fast enough.“ (Mario Andretti, Rennfahrer)

Durch einen jährlichen „Refresher“ stellen wir Abläufe und Strukturen in Frage und gestalten sie neu. Damit Sie immer das Beste aus allen und allem heraus holen...

Fallstudie: Event und Gastronomie HEUCHELBERGER WARTE

Herausforderung

Eine Grundlage für Standards, Digitalisierung und Controlling schaffen. Das Team mitnehmen und für das Thema Struktur und Organisation begeistern.

Strategie

Kick-Off mit dem gesamten Team, Workshops und Arbeitsgruppen mit den Führungskräften. Coachings für einzelne Teams (Büro und Küche).

Ergebnis

Aufgabenplanungen für alle Mitarbeiter, Checklisten für den gesamten Betrieb. Regelmäßig wiederkehrende Besprechungen wurden eingeführt, um die interne Kommunikation zu verbessern. Ein Jahreszielplan bringt Klarheit und Kraft für die Umsetzung.

„Wir sind happy mit Meikes Arbeit! Gestartet als „working heroes“ haben wir nun – nach vielen Jahren als echte Schaffer – Aufgabenplanungen und umfassende Checklisten für den Betrieb. Wir haben als Chefs verstanden warum es wichtig ist, Dinge zu delegieren und wie das strukturiert geht. Alle Führungskräfte sind in den Prozess einbezogen, so dass alle mitziehen. Aufgrund der Corona-Krise hatten wir natürlich Rückschläge. Aber durch den online-Jahreszielplan hat Meike uns geholfen, wieder auf Kurs zu kommen.“

Inge Wieland, Heuchelberger Warte

„Einfach professionell organisiert – das haben wir dank Meike Wilmowicz mit ihrer Fachkompetenz, Herzlichkeit und ansteckenden Freude auch bei uns erreicht! Und dabei sogar noch eins draufgesetzt: die erfolgreiche Zertifizierung unseres Qualitätsmanagements nach ISO 9001.“

Thomas Neumann, bestadvice Private Vermögen GmbH


„Liebe Frau Wilmowicz,
für Ihre geschätzte Arbeit und Ihre grosszügige Gastfreundschaft bedanke ich mich nochmals herzlich.
Bin sehr motiviert. Freue mich auf die kommende Arbeit, welche ein schön strukturiertes Unternehmen wiederspiegelt, auf meinen freien Kopf... und natürlich auf neue Ziele.“

Anita Giger,
SwissWellness

Das EFQM Modell bietet eine Richtschnur zur Reflexion und Inspiration für dauerhaft exzellente Leistungen.

Analyse, Planung und Start der Excellence-Reise in Richtung Ludwig-Erhard-Preis

  • Das Kriterien-Modell verständlich umsetzen
  • RADAR-Logik anwenden

Die strategische Ausrichtung des EFQM Modells in Kombination mit dem Fokus auf die Leistungsfähigkeit einer Organisation macht es zum idealen Handlungsrahmen, um aktuelle und zukünftige Herausforderungen zu erkennen und Lösungsansätze ausgewogen zu bewältigen.

Das EFQM Modell ist auf die kraftvolle Logik der drei Fragen aufgebaut:

  • WARUM existiert die Organisation? Welchen Zweck erfüllt sie? Warum verfolgt sie genau die aktuell bestehende Strategie?
  • WIE beabsichtigt sie, ihren Zweck zu erreichen und ihre Strategie umzusetzen?
  • WAS hat sie bisher erreicht? Was will sie künftig erreichen?

Der deutsche Ludwig-Erhard-Preis ist der älteste und hochwertigste deutsche Excellence-Preis, mit dem Unternehmen oder Institutionen ausgezeichnet werden, die sich um Excellence made in Germany verdient gemacht haben.
Unter meiner Leitung sind wir mit dem Unternehmen Glow & Tingle, Klaus Kobjoll Seminare zweimal bei der Deutschen Auszeichnung von Spitzenleistungen im Wettbewerb angetreten – und haben nach einer Finalisten-Runde 2007 den "Ludwig-Erhard-Preis" 2009 gewonnen. Eine grandiose Auszeichnung - der  „Deutsche Wirtschaftsoskar“!
Business Excellence habe ich im Schindlerhof quasi mit der „Muttermilch“ aufgesogen.  Viele Jahre engagiert daran mitgewirkt, Spitzenleistungen zu erreichen.
Das fachliche Know How habe ich mir durch die Ausbildung zum EFQM European Assessor angeeignet und kenne somit beide Seiten der Medaille - sowohl Theorie als auch Praxis.

Auf Grundlage einer Selbstbewertung nach dem EFQM Modell erarbeiten wir uns ein quantifiziertes Bild von Eurem derzeitigen Stand, planen die Schritte Eurer Excellence-Reise und starten diese gemeinsam. Ihr lernt das Modell kennen und es in Eurem Unternehmen Schritt für Schritt umzusetzen.

Mein persönliches Committment zu Exzellence drücke ich durch die Partnerschaft mit der Initiative Ludwig-Erhard-Preis aus www.ilep.de

 

 

 

 

 

"2013 haben wir die strategische Entscheidung getroffen, uns für 2014 dem Verfahren "Recognised for Excellence" der Inititative Ludwig-Erhard-Preis zu stellen. Frau Wilmowicz hat uns dabei von der ersten Minute bis zum Assessment unterstützt. Sie hat es nicht nur verstanden, alle Mitarbeiter für das Thema zu begeistern, sondern auch durch eine bewundernswerte Mischung aus Beharrlichkeit und Zuspruch uns alle bei der Stange zu halten. Besonders wertvoll war für uns unter anderem, dass es Frau Wilmowicz gelungen ist, die Anforderungen des Bewerbungsverfahrens mit den Möglichkeiten und Ressourcen eines KMU-Unternehmens in Einklang zu bringen. Ihre pragmatischen Lösungsimpulse haben unser tägliches Handeln nachhaltig positiv beeinflusst."

Walter Trummer
Trummer Holding GmbH


„Liebe Meike, Ich bin immer noch stolz auf unseren Preis. Die Bewerbung war großartig gemacht.“

Dein Klaus Kobjoll

Fallstudie: Zahnarztpraxis BAHR & BAHR

Herausforderung

Die seit Jahren etablierte Zahnarztpraxis möchte den Weg Richtung Selbstorganisation gehen.

Strategie

Selbsteinschätzungs-Workshop nach dem EFQM-Modell mit allen Führungskräften. Umsetzung von 4 strategisch wichtigen Projekten innerhalb von 9 Monaten.

Ergebnis

Start der Excellence-Reise und Auszeichnung C2E durch die Initiative Ludwig-Erhard-Preis. Gemeinsame Jahreszielplanung.

“Mit Meike haben wir unsere Excellence Reise erfolgreich begonnen. Wir sind sehr froh Sie als kompetente und einfühlsame Beraterin an unserer Seite zu haben, was sich vor allem auch auf unseren Umsetzungserfolg positiv auswirkt. All unsere Führungskräfte sind begeistert involviert.”

Dr. Erik Bahr und Dr. Sonja Richter-Bahr, Zahnärzte Bahr & Bahr