INQA Coaching

INQA-Coaching – das Beratungsprogramm für KMU

Prüfung bestanden – ab sofort autorisierte Beraterin für das Förderprogramm INQA-Coaching des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS)!

Für viele Betriebe ist es eine Herausforderung, beim Tempo der Veränderungen der Arbeitswelt mitzuhalten. INQA-Coaching hilft Unternehmen mit bis zu 249 Beschäftigten, passgenaue Maßnahmen zu finden.

Das Programm übernimmt bis zu 80% der Beratungskosten für 12 Beratungstage à € 1.200,- netto. Bis Ende 2027 können kmus bis zu € 11.520,- Fördergelder erhalten.

Schneller, weiter, digitaler: Als Unternehmen spürt ihr, wie sich die Arbeitsrealität rasant verändert. Hier greift euch INQA-Coaching unter die Arme. Das zentrale Angebot von INQA unterstützt kleine und mittlere Unternehmen (KMU) dabei, passgenaue Lösungen für die personalpolitischen und arbeitsorganisatorischen Veränderungsbedarfe im Zusammenhang mit der digitalen Transformation zu finden. So hilft INQA-Coaching euch, sich zukunftsfähig aufzustellen und eigenständig auf Veränderungsprozesse reagieren zu können. Das stärkt die Resilienz eures Unternehmens, hält es wettbewerbsfähig und sichert Fachkräfte.

INQA-Coaching bedient sich agiler Methoden und befähigt so euer Unternehmen zum eigenständigen agilen Arbeiten. Gleichzeitig ist das Programm durchgehend mitarbeiterorientiert, das heißt, die Beschäftigten werden bei allen Schritten konsequent beteiligt. So entstehen passgenaue und nachhaltige Lösungen für euer Unternehmen, die von allen getragen werden und auch nach dem Ende des INQA-Coachings Bestand haben.

Ich berate euch gerne und begleite bei allen Schritten - von der Antragstellung bis zur Abrechnung.

Weitere Infos zum Förderprogramm auf www.inqa.de

Flyer INQA Coaching Programm

Chaos vs. Perfektion

Stellen wir uns zwei Dimensionen vor:

Die eine Dimension beschreibt die REIFE des Handelns, von Chaos bis Perfektion.

Die zweite Dimension beschreibt den AUFWAND, der betrieben wird. Dieser kann niedrig oder hoch sein.

Und so kann man jedes TUN in einem Unternehmen einordnen:

Ein Team, das perfekt fehlerfrei unterwegs ist, betreibt dafür auch immens hohen Präventionsaufwand.

In manchen Branchen ist das notwendig (z.B. Medizin). In den meisten Unternehmen nicht. Was dann entsteht ist Bürokratie, die lediglich zu Kompensation von Inkompetenz und Disziplinmangel nützt.

Das bedeutet Dienst nach Vorschrift, aber auch verpasste Chancen.

Im anderen Extrem gibt es Unternehmen, die à la Chaosclub unterwegs sind. Und auch das bedeutet einen hohen Aufwand, denn durch ständige Improvisation und Fehler hat man es mit Reklamationen zu tun, Diskussionen, Verschwendung, verlorene Zeit, doppelte Arbeit und am Ende Frust und Stress.

Beide Extreme beschreiben die sogenannten "Coffin Corners", also die Zonen geringster und höchster Reife.

Du kannst deinen Laden gleich dicht machen.

Die schlechte Nachricht: Das optimale Level verändert sich. Ständig.

Die Kunden-Gäste-Patienten erwarten immer mehr, das Umfeld verändert sich, neue Herausforderungen warten an jeder Ecke.

Wie kannst du und dein Team dem begegnen?

1. Ihr müsst euer Handeln verbessern.
2. Ihr müsst den Aufwand senken.

 

Das heißt:

• Über die Arbeit an HARTEN FAKTOREN wie Struktur und Organisation
• die WEICHEN FAKTOREN positiv beeinflussen, dazu gehören Werte, Kreativität, Teamentwicklung

Das geht nur gemeinsam!

Habt nicht die Illusion, dass eine Person, wie kompetent sie oder er auch sein mag, alle diese Informationen in einem komplexen System bewältigen kann. Um dann noch die heroische Haltung zu haben, von oben die richtigen Vorgaben zu formulieren. Wem das zu risikoreich erscheint, der sollte Folgendes bedenken: Die Idee, dass die Wirtschaft eines Landes am besten durch die ordnende Hand eines zentralen Planungskomitees geführt werden sollte, ist gescheitert.

 

Das EFQM Modell bietet eine Richtschnur zur Reflexion und Inspiration für dauerhaft exzellente Leistungen.

Die strategische Ausrichtung des EFQM Modells in Kombination mit dem Fokus auf die Leistungsfähigkeit einer Organisation macht es zum idealen Handlungsrahmen, um aktuelle und zukünftige Herausforderungen zu erkennen und Lösungsansätze ausgewogen zu bewältigen.

Das EFQM Modell ist auf die kraftvolle Logik der drei Fragen aufgebaut:

1. WARUM existiert die Organisation? Welchen Zweck erfüllt sie? Warum verfolgt sie genau die aktuell bestehende Strategie?
2. WIE beabsichtigt sie, ihren Zweck zu erreichen und ihre Strategie umzusetzen?
3. WAS hat sie bisher erreicht? Was will sie künftig erreichen?

Eine gemeinsame Selbstbewertung zeigt die größten Stärken und größten Potentiale auf.

Strukturiertes daran arbeiten versetzt euch in Bewegung.

Durch einen regelmäßigen "Blick in den Spiegel" bleibt ihr am Ball.

 

So könnt ihr den wirtschaftlichen Erfolg steigern, ohne gegenüber dem Kunden-Gast-Patienten etwas zu verändern.

Damit Ziele mit Leichtigkeit erreicht werden und alle im Team mit Freude und Mut ihre Talente leben.

Und die Chefs ruhig schlafen können. Tag für Tag.

 

ROCK your team! Anpushen… Strukturieren… Umsetzen… Feiern!

Ludwig-Erhard-Preis 2023

Nürnberg, 23.06.2023

Freude herrscht:

Schindlerhof gewinnt den Ludwig-Erhard-Preis 2023 in GOLD - der Deutsche Wirtschaftsoskar!

Glückwunsch an den Schindlerhof und Nicole Kobjoll mit Team...

Der Schindlerhof gewinnt zum vierten Mal die Gold-Platzierung!

 

Gemeinsam haben wir im Januar beim Jahreszielplan mit allen Führungskräften entschieden, welche Prinzessin dieses Jahr abgeräumt werden soll: Der Ludwig-Erhard-Preis!

Drei Monate Bewerbung schreiben und Team gezielt vorbereiten, dann 5 Tage Assessment mit 7 Assessoren im ausgebuchten Haus. Es war anstrengend, keine Frage. Aber möglich ist das mit einem klaren Ziel vor Augen, viel Herzblut an der richtigen Stelle, strukturiertem Arbeiten, Durchhaltevermögen und MUT. Gemeinsam haben wir das Ding gerockt!

Die Jury sagt dazu: „Schindlerhof erfindet sich auf höchstem Niveau erfolgreich immer wieder neu!“ Über Jahrzehnte hinweg zeigt der Schindlerhof, wie man auch als kmu neben Bosch, Siemens und BMW wirklich Excellence Leben kann.

 

Das sagt Nicole Kobjoll:

>> Wie wir zu unserer Vision und unserem Purpose kommen – das ist über den Weg der Mitarbeiterbegeisterung – um damit zu hoher Kundenbegeisterung. Um zu überprüfen, wie weit wir auf dem Weg sind, stellen wir uns jedes Jahr Preisen und Auszeichnungen. Nicht, um den Musterschüler zu spielen, sondern um dazu zu lernen, Benchmarks zu bekommen und um zu schauen, wo wir stehen. Und um unsere Stolzkultur zu fördern.  

Die Wirkung nach AUSSEN - der Wert für Marketing und Öffentlichkeitsarbeit? Unschätzbar!
Wir planen im Schindlerhof schon seit jeher unsere gesamte externe Kommunikation über Pressearbeit und nicht über klassische, bezahlte Werbung. Den aus den Auszeichnungen resultierenden „Rückenwind“ spüren wir deutlich bei Umsatz und Gewinn. Nicht zu vergessen die Stärkung als Arbeitgebermarke!

 Die Wirkung nach INNEN – ein hoch motiviertes Team. Endorphine pur, weil wir vor großen Herausforderungen standen. Fokus und Verbesserung auf allen Ebenen. Ein externes anerkennendes „Schulterklopfen“ tut einfach gut.

Meike hat uns auf diesem Weg eng begleitet. Als externe Qualitätsmanagement-Beauftragte bringt sie uns ohnehin immer wieder auf Spur. Nachdem wir mit Meike unser WARUM erarbeitet haben, kam das Bedürfnis auf, nach den kräftezehrenden letzten Jahren uns nun neuen – schönen – Herausforderungen zu stellen. Uns gegenseitig strahlen zu lassen. Im Jahreszielplan haben wir das Ziel mit dem Inner Circle vereinbart. Gesagt – getan! Meike hat uns vom ersten Tag an unkompliziert begleitet, die Bewerbung mitgeschrieben, die Mitarbeiter mitgenommen, auf das Assessment vorbereitet. Das ganze innerhalb von nur drei Monaten. Ohne diesen gezielten Input von außen hätten wir das so nicht geschafft. << 

 

 

Der Ludwig-Erhard-Preis – der deutsche Wirtschafts-Oskar - ist der älteste und hochwertigste deutsche Excellence-Preis. Mit ihm werden Unternehmen oder Institutionen ausgezeichnet, die sich um Excellence made in Germany verdient gemacht haben. Das Excellence-Modell der EFQM bietet eine Richtschnur zur Reflexion und Inspiration für dauerhaft exzellente Leistungen.

www.ilep.de

www.schindlerhof.de

 

 

Ergebnisband 2023

Pressemitteilung zur LEP Preisverleihung 2023

In diesem Sinne:

ROCK your team! Anpushen… Strukturieren… Umsetzen… Feiern!

Perfekt Unperfekt

Unter Musikern gibt es eine Redewendung: „Perfektion erstickt jedes Gefühl!“

Computer und Maschinen arbeiten perfekt, doch sie können keine Herzen erreichen. Jeder Dirigent interpretiert eine Symphonie anders. Würde ein Computer dirigieren, würde jedes Orchester gleich klingen. Und in der Blues-Musik gibt es extra Töne, die nicht in die gespielte Tonart passen. Diese „Blue Notes“ erst verleihen einem Song Tiefe und Charakter.Das Streben nach Perfektion bedroht die emotionale Qualität unserer Teams. Wir ordnen ihm alles unter.

Sich ständig Herausforderungen zu stellen kann anstrengend und ermüdend sein.

Tiefe und Wahrhaftigkeit sind Werte, die unser Zusammenarbeiten wirklich bereichern. Der Kunde, der nach einem versabbeltem Service reklamiert und wieder happy gestimmt – sogar begeistert ist. Das persönliche Gespräch mit der Kollegin, statt die zwanzigste E-Mail-Konversation. Der Führungsworkshop, um Motivation in der Auseinandersetzung mit Vision und Mission zu finden. Das Freitags-Meeting, um die Woche gemeinsam abzuschließen und zu feiern.

FEIERN? Im Ernst?

Feiern ist nicht eine Aufgabe des lauten Extrovertierten, sondern eher ein Teil von Besinnung, Dankbarkeit, Erntedank und Anerkennung von Leistung und Bestätigung. Was lief gut, was lief nicht so gut? Gemeinschaftsaufbau wird durch Feiern ermutigt. Gemeinschaft ist ein sicherer Ort, an dem Gefühle geteilt werden können. So entsteht eine positive Teamkultur.

Persönliches Wachstum wird durch Feiern gefördert, da es uns die Chance gibt, ein wenig zurückzutreten vom alltäglichen Stress. Wo haben wir unsere Komfortzone verlassen? Wo kamen wir mit Aha-Momenten in Berührung?

Im Feiern wirst du erkannt und anerkannt für das, was du getan hast, und wenn du wirklich gefeiert wirst, fühlst du, dass die Menschen sehen, wer du wirklich bist.

All dies schenkt der Zusammenarbeit neue Kraft.

Und dabei ist nicht wichtig, dass alles perfekt gelingt.

Es ist viel wichtiger, dass es passiert.

In diesem Sinne…

Business ohne Brimborium – Excellence mit Struktur und Herz!

#Struktur #Organisation #PositiveTamkultur #BasisFürWachstum #TeamExcellence

Staatliche Förderung für Unternehmensberatung?

Ja – gibt’s wirklich!

„Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“

Das Programm „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ wird durch das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz und den Europäischen Sozialfonds Plus gefördert.

Ziel des Bundesprogramms „Förderung von Unternehmensberatungen für KMU“ ist, die Erfolgsaussichten, die Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit sowie die Beschäftigungs- und Anpassungsfähigkeit von kleinen und mittleren Unternehmen zu stärken.

Was wird gefördert?
alle

• wirtschaftlichen
• finanziellen
• personellen und
• organisatorischen Fragen der Unternehmensführung

Wie hoch ist die Förderung?

• Zweimal jährlich mind. 50% auf € 3.500,- Beratungsbudget.
• Das heißt: bis Ende 2026 sind € 14.000,- Zuschüsse möglich.

Wer kann den Antrag stellen?
Alle kmu, die
a. rechtlich selbständig und im Bereich der gewerblichen Wirtschaft oder der Freien Berufe am Markt tätig sind,
b. ihren Unternehmenssitz und Geschäftsbetrieb in der Bundesrepublik Deutschland haben,
c. weniger als 250 Personen beschäftigen und
d. einen Jahresumsatz von nicht mehr als 50 Millionen Euro oder eine Jahresbilanzsumme von nicht mehr als 43 Millionen Euro haben.

Fazit: Mitnehmen! Die BAFA bietet eine interessante Förderung für klein- und mittelständische Unternehmen. Inhaltlich gibt es viel Spielraum, alles zum Thema Strategie, Führung, Struktur und Organisation wird abgedeckt. Ganz ohne Bürokratie geht es wie immer nicht – aber gerne begleite ich bei allen Schritten der Beantragung.

Ein Umsetzungs-Beispiel:

Strategie-Beratung und Entwicklung eines Jahreszielplans für einen mittelständischen Blechbearbeitungsbetrieb

Wer war dabei? Inhaber Senior und Junior sowie der Betriebsleiter. Das Unternehmen wird in 3. Generation seit 45 Jahren geführt.

Erster Schritt: Die Standortbestimmung, als Analyse der jetzigen Unternehmenssituation, begann mit einer Erarbeitung des Organisationsmodells. In einem nächsten Schritt wurde das Ecosystem des Unternehmens definiert und zunächst die internen wesentlichen Interessengruppen näher analysiert. Viele Mitarbeiter sind bereits langjährig im Betrieb und alle sind weitestgehend ortsansässig. Im direkten Wettbewerb zu anderen Betrieben in der Region besteht die Herausforderung, als mittelständisches Familienunternehmen gegen gut zahlende Großbetriebe (z.B. Automobilindustrie) als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen zu werden. Im Rahmen der Analyse des Ecosystems wurde weiterhin die Einbettung des Unternehmens in die Gesellschaft betrachtet. Das gesellschaftliche Engagement fand in den vergangenen Jahren „im Stillen“ statt.

POTENTIAL: Das gesellschaftliche Engagement sollte zukünftig über geeignete Kanäle wie z.B. über die Homepage bzw. Social Media kommuniziert werden.

Bei der Standortanalyse geht es darum einen ungeschminkten Blick in den Spiegel zu werfen. Wie steht es aktuell um Ihr Unternehmen? Was sind Ihre Stärken und Schwächen? Wie sieht das Umfeld aus? Wie steht es um die Branche, wie sieht der Markt aktuell aus, welche Wettbewerber sind unterwegs? Als Instrument für die Durchführung einer Standortanalyse wurde eine SWOT-Analyse durchgeführt. Die SWOT-Analyse ist ein pragmatisches Werkzeug, um Ihren Status Quo zu ermitteln. SWOT ist ein Akronym und steht für:
BLICK NACH INNEN Strengths = Stärken und Weaknesses = Schwächen
BLICK NACH AUSSEN Opportunities = Chancen und Threats = Gefahren

Das Unternehmen befindet sich aktuell in der Unternehmensübergabe. In den nächsten Jahren wird der Senior Zug um Zug aus dem Unternehmen ausscheiden. Die Nachfolge wird der Junior übernehmen. Zu allen rechtlichen Fragen wird das Unternehmen beraten und durch externe Berater betreut.

POTENTIAL: Die zukünftige Ausrichtung des Unternehmens inklusive eines Leitbilds sowie einer strategischen Planung ist in den einzelnen „Köpfen“ vorhanden, jedoch nicht verschriftlicht, abgestimmt und vereinbart. Das Leitbild des Unternehmens als Instrument zur Ausrichtung und Orientierung sollte von der Geschäftsleitung erarbeitet werden.Weiterhin ist die Erarbeitung einer strategischen Planung empfehlenswert. Mitarbeiterführung wurde bisher intuitiv umgesetzt und kann als Prozess definiert werden.
Die Ausrichtung und Zukunftsplanung des Unternehmens sollte vereinbart und kommuniziert werden, um für alle Beteiligten Klarheit zu schaffen und die Zukunftssicherheit zu stärken. Dazu gehören die Erarbeitung eines Leitbilds mit den Bestandteilen Vision und Mission sowie einer strategischen Planung mit den Bestandteilen mittelfristige Planung (Periodenzielplan), strategische Themen, Klärung von Ursache-Wirkungs-Zusammenhängen, Balanced Scorecard, Teamziele, Verständnis über Priorisierung und Erarbeitung eines Jahreszielplans (Aktionsplan).

Erarbeitung eines Leitbilds

Mission: Um Ziele zu erreichen, brauchen wir ein motiviertes Team. Die Fähigkeit andere zu motivieren ist an sich nicht schwer zu erlangen. Sie ist im Normalfall mit einem externen Faktor verbunden. Das Ziel ist, Menschen mit Hilfe eines klaren WARUM, einer klaren Mission zu inspirieren. Diejenigen, die inspirieren können, geben den Menschen in Gefühl der Sinnhaftigkeit oder Zugehörigkeit, das wenig mit äußeren Anreizen (lockende Angebote oder Androhung von Restriktionen) oder zu erwartenden Vorteilen zu tun hat. Ein klares WARUM ist ein positiver Beitrag:Um Andere zum Handeln zu motivieren, richtige Entscheidungen zu treffen und Zugehörigkeit zu erzeugen. Es wurde eine erste WARUM Formulierung erarbeitet.

Vision: Ziele haben unterschiedliche Zeithorizonte, die wie Meilensteine auf dem Weg zur Erreichung der Unternehmensvision sind. Die Vision betrachtet die Frage: Was wollen wir erschaffen? Ein abstraktes Zukunftsbild, das begeisternd und herausfordern zugleich sein darf. Für die Erarbeitung des Zukunftsbilds stellten wir uns verschiedene Reflektionsfragen:
Wie müsste unser Unternehmen aussehen, damit ich in 5 Jahren sagen kann: Besser hätte ich meine Zeit nicht verbringen können als mit Euch und mit diesem Unternehmen?
Wer sind die wichtigsten Interessenvertreter in der Organisation, die wir (in 5 Jahren) erschaffen haben? Wie arbeiten wir mit ihnen zusammen? Inwiefern schaffen wir einen Wert für sie? Es wurde eine Unternehmens-Vision erarbeitet.

Erarbeitung einer strategischen Planung

Periodenzielplan: Ein Periodenzielplan beleuchtet aus verschiedenen Perspektiven wesentliche Meilensteine der mittelfristigen Unternehmensplanung. Im Rahmen der Beratung wurde der Periodenzielplan als mittelfristige Planung – auf Basis der Vision – erarbeitet.

POTENTIAL: Der Periodenzielplan stellt die Grundlage für die nachfolgende strategische Planung dar und dient als Instrument der Orientierung und Schaffung von Klarheit. Strategische Ziele können daraus entnommen und umgesetzt werden. Der Periodenzielplan sollte jährlich von der Geschäftsleitung aktualisiert werden.

Strategische Themen: Strategische Themen sagen uns, was wir im Blick behalten müssen, um unsere Vision und lang- und mittelfristigen Ziele zu realisieren. Im Rahmen der Beratung wurden folgende Themen identifiziert:Die richtigen Mitarbeiter,Organisation / Strategien, Technik,Die richtigen Kunden, Finanzen.

POTENTIAL: Die strategischen Themen sollten sich in der nachfolgenden konkreten Strategieplanung sowie der Jahreszielplanung wieder finden. Jährlich sollten die strategischen Themen auf den Prüfstand gestellt werden. Wie erreichen wir unsere Ziele? Wie passt alles zusammen? WORAN ERKENNEN WIR, DASS WIR AUF KURS BLEIBEN? Das Herunterbrechen der Vision und Strategie in kleine messbare Stücke wird über eine Strategy Map sowie eine Balanced Scorecard erreicht.

Balanced Scorecard Unternehmen gesamt: In einem nächsten Schritt wurde die Unternehmensweite Balanced Scorecard erarbeitet. Basis dafür war die Strategy Map mit den 4 Perspektiven, die nun um Ziele, Kennzahlen und daraus abgeleiteten Initiativen (was müssen wir tun?) ergänzt wurde.

Mitarbeiterführung: Im Rahmen der Analyse wurde festgestellt, dass kein einheitliches Verständnis über Mitarbeiterführung vorhanden ist. Potential: Mitarbeiterführung kann in Form eines Prozesses vereinbart und einheitlich umgesetzt werden. In einem ersten Schritt wurden folgende Elemente als Bestandteil des Führungsprozesses vereinbart.

Priorisierung: Was müssen wir konkret tun? Um die erarbeiteten Initiativen und Projekte in eine sinnvolle Rangfolge zu bringen priorisieren wir nach dem Nutzen (Was bringt uns das? Was bringt es für die Kunden, das Unternehmen, die Mitarbeiter?) und der Machbarkeit (Wie leicht oder schwer ist das Projekt umzusetzen?). Es wurde in konkreter Aktionsplan erarbeitet. Das hilft immens bei der Umsetzung und bringt Verbindlichkeit.

POTENTIAL: Der Jahreszielplan / Aktionsplan soll an alle Mitarbeiter kommuniziert werden. Zur Steuerung der Umsetzung sollte eine regelmäßige Abstimmung in der Geschäftsleitungsrunde als Soll-Ist-Abgleich durchgeführt werden. Empfehlenswert ist ein monatliches Meeting. Der Jahreszielplan sollte für jedes Jahr neu erarbeitet werden.

Am Ende rauchten die Köpfe, aber alle waren dankbar für einen strukturierten Workshop, bei auch der Senior sich mal zurück lehnen konnte. Viel besprochen, alles dokumentiert. Immer mit Commitment aller Beteiligten. Klare Ausrichtung, konkreter Plan. Nun geht es an’s Umsetzen.

Ausblick: Wir werden uns in dieser Runde zu einem virtuellen Halbjahresmeeting treffen.

Business ohne Brimborium – Anpushen… Strukturieren… Umsetzen!

Viel Freude und Erfolg bei all Euren Vorhaben wünscht Euch
Meike Wilmowicz

#WERTarbeit #BasisFürWachstum #Förderung #PositiveTeamkultur

Aufgaben richtig priorisieren in 7 Schritten

Manchmal siehst du vor lauter To Dos den Wald vor lauter Bäumen nicht. Ihr seid permanent unterbesetzt, der Chef gestresst und die Kunden haben tausend Sonderwünsche. Es gibt viel mehr zu tun als eigentlich zu schaffen ist. Du bist meist mit „Brände löschen“ beschäftigt, an Projektarbeit ist kaum zu denken. Jeden Abend fragst du dich wie das weiter gehen soll und gehst unzufrieden in den (eigentlich wohlverdienten) Feierabend.

Das ist unschön, aber die Wahrheit ist: Das wird nicht besser. Je anspruchsvoller dein Job ist, desto mehr Aufgaben gibt es, die nicht einfach nach Liste abgearbeitet werden können. Also stelle dich dieser Situation und arbeite an deinen Fähigkeiten den Arbeitsberg zu bewältigen.

Das Geheimnis liegt darin, wie du deine Aufgaben PRIORISIERST.

Cyril Northcote Parkinson, ein britischer Historiker und Publizist, entdeckte die nach ihm benannten Parkinsonschen Gesetze. Er beobachtete, dass Arbeit genau in dem Maße ausgedehnt wird, wie Zeit zu ihrer Erledigung zur Verfügung steht (Bürokratiewachstum). Anhand von konkreten Beispielen konnte er nachweisen, dass Verwaltungen einen stetigen jährlichen Zuwachs an Personal verzeichnen, der unabhängig vom Umfang der Aufgaben der Verwaltungen ist.

Das kennen wir alle: Wenn wir für Samstagabend Freunde zum Essen zu Hause eingeladen haben, können wir entweder den ganzen Samstag mit Vorbereitungen, Aufräumen, Putzen und Kochen verbringen – aber es gelingt uns auch in einer sportlichen Stunde. Es ist also „gesund“ ein Team nicht wachsen zu lassen, sondern im Gegenteil die Arbeit mit den vorhandenen Team-Ressourcen zu bewältigen.

Weiterhin ist es wichtig zu verstehen, dass die die Leistung zählt, die du erbringst, sondern die WIRKUNG, die du erzeugst. Frei nach dem Pareto-Prinzip erreichst auch du vermutlich mit 20% deiner Zeit 80% deiner Ergebnisse. Heißt im Umkehrschluss: 80% deiner Zeit „verplemperst“ du und erreichst nur 20% deiner Ergebnisse! Also stärke deine Fähigkeiten zum richtig Priorisieren. Dein Ziel sollte sein: Vollende eine Aufgabe, die einen echten Fortschritt bedeutet und lasse alle anderen auf der Strecke.

Schritt 1: Schreibe ALLES auf

Wer schreibt der bleibt. Verabschiede dich davon, dir alles im Kopf merken zu können. Gewöhne dir an, wirklich ALLES aufzuschreiben, was du erledigen willst. Und: reserviere dir dafür ausreichend Zeit! Eine Faustregel besagt: 8 Minuten Planung = 1 Stunde Zeitgewinn. PostIts sind NICHT die Lösung. Informationen und To Dos gehören in feste Systeme, nur so kannst du sie zuverlässig steuern. Du brauchst eine zuverlässige Struktur, um deine To Dos und Gedanken zu notieren. Welche Form der Verschriftlichung ist für dich und dein Team passend? Vom schriftlichen Notizbuch bis zur digitalen Organisation ist alles erlaubt. Hauptsache es funktioniert.

Im Zentrum deiner Arbeit stehen immer zwei Dinge:

1. Dein Terminkalender
2. Deine To-Do-Liste

Ich persönlich arbeite mit ToDoIst, wo ich alle meine Aufgaben nach Fälligkeit und Kontext notiere (in welchem Kontext ist diese Aufgabe zu erledigen? Z.B. Telefonat, Einkaufen, Meeting, Lesen…).

Schritt 2: Kenne deine Ziele

„Skirennen werden im Sommer entschieden“ sagte einst Peter Müller, ein Schweizer Skirennfahrer und Weltmeister.

Kenne deine operativen Ziele

Dein oberstes OPERATIVES Ziel sollte sein: Mach deine Kunden happy. Genauer gesagt: Mach deine A-Kunden happy. Das setzt voraus, dass du weißt, wer die Kunden deiner Arbeit sind. Wer ist es extern? Kunden, Lieferanten, Netzwerkpartner, Behörden…Wer ist es intern? Kollegen, andere Leistungsbereiche, Chef, Mitarbeiter… Welche Erwartungen haben sie an dich?

Kenne deine strategischen Ziele

Auf diese musst du hinarbeiten, sie passieren nicht von allein. Strategische Ziele resultieren aus eurer Ausrichtung (Wo wollen wir hin? Wer wollen wir sein? Warum gibt es uns? Welche Werte sind uns wichtig?) und der Routenplanung (Welchen Weg gehen wir, um dort anzukommen?) Daraus ergeben sich Meilensteine in der Zukunft. Das sind strategische Ziele. Diese erreicht man immer entweder über Prozesse, die aktiv verbessert oder angepasst werden oder Projekte. Eure übergeordneten strategischen Ziele müssen konkretisiert werden, damit sie keine Luftblase bleiben. Erarbeitet Jahresziele, die wiederum in Monatsziele heruntergebrochen werden. Monatsziele werden zu Wochenzielen, die in die Tagesplanung fließen.

Gewöhne dir Planungsrituale an. Mein Ritual der Monatsplanung immer am 1. des Monats:
Rückblick: Bewertung des vergangenen Monats (z.B. Monatsbericht) und nicht erledigtes übertragen.
Ausblick: Erst der Terminkalender, dann die Liste was zu tun ist a) Persönliche Ziele b) Ziele laut Jahreszielplan c) Projekte – My personal Kanban

Mein Ritual der Wochenplanung immer freitags:
Rückblick: Reflektion der vergangenen Woche und nicht erledigtes übertragen
Ausblick: Erst der Terminkalender, dann die Liste was zu tun ist a) Persönliche Ziele b) Ziele laut Jahreszielplan c) Projekte – My personal Kanban

Schritt 3: Arbeite mit Fristen

Auf der To-Do-Liste sollten alle Fristen deutlich erkennbar sein, damit du auf einen Blick erkennst, welche Aufgaben zeitnah zu erledigen und welche Termine vorauszuplanen sind. Es ist auch wichtig, sich selbst Fristen zu setzen, auch wenn sie offiziell nicht erforderlich sind; andernfalls werden wichtige Aufgaben zurückgestellt, nur weil sie nicht zeitkritisch sind.

Schritt 4: Unterscheide WICHTIG-DRINGEND

Sind wir ehrlich: Meistens kümmern wir uns vorrangig um die dringenden Dinge. Wir spielen Feuerwehr und löschen Brände von früh bis spät. Dabei gerät die zweite Dimension außer Sicht, nämlich die Frage nach der Wichtigkeit. Du musst dir also immer ZWEI Fragen stellen:

• Wie dringend ist das? UND…
• Wie wichtig ist das?

Dringende UND wichtige Dinge sollten zuerst erledigt werden. Das sind z.B. Mitarbeitergespräche, Gespräche mit A-Kunden etc. Wichtige, aber nicht dringende Dinge geraten leicht in Vergessenheit. Diese musst du aktiv planen und mit Fristen versehen. Dazu gehört z.B. Projektarbeit an strategischen Zielen, den nächsten Blogpost vorbereiten etc. Dringende, aber nicht wichtige Dinge solltest du nach Möglichkeit delegieren oder zumindest reduzieren. Arbeite mit Zeitbeschränkung bei Meetings. Und was ist mit den nicht wichtigen und nicht dringenden Dingen? Die gehören in die MÜLLTONNE!

Schritt 5: Konzentriere dich und vermeide Ablenkungen

Studien zeigen, dass Menschen in Machtpositionen bei zunehmenden Schwierigkeiten eher einem einzigen Ziel den Vorrang geben. Menschen in Positionen mit geringem Einfluss versuchen, mehrere Prioritäten zu halten. Diese Doppelstrategie wurde mit einem Leistungsrückgang in Verbindung gebracht. Das bedeutet: Die wichtigsten Aufgaben werden nicht auf höchstem Niveau erfüllt. Du kennst deine Ziele. Nun musst du auch sicherstellen, dass du diese erreichst.

Reserviere dir dafür „stille Stunden“, um den berühmt-berüchtigten Sägeblatt-Effekt zu vermeiden. Angenommen, du widmest dich einer komplexen Aufgabe, die auf deine strategischen Ziele einzahlt. Du beginnst konzentriert. Kurz darauf klingelt das Telefon, die Kollegin hat eine wichtige Frage zu einem Kundenvorgang. So weit so gut. Wenn du dich wieder deiner komplexen Aufgabe widmest, musst du dich erst wieder reindenken und „Anlauf nehmen“, bist du wieder voll dabei bist. Im nächsten Moment kommt dein Mitarbeiter rein und will mit dir den Urlaub für nächstes Jahr abstimmen. Wieder ein Einbruch in deiner Konzentrationskurve. So geht es weiter… und durch die vielen Anläufe, die du nehmen musst, verzögert sich die Erledigung deiner komplexen Aufgabe um ein Vielfaches! Ein ungestörter Zeitblock bedeutet Arbeitsgewinn.

Fasse gleichartige Arbeiten zu Blöcken zusammen. Arbeite deine Aufgaben nicht nach Liste ab, sondern clustere sie in Themen. Zum Beispiel kann deine Tagesagenda folgendermaßen aussehen:

• Prio A Aufgaben
• Telefonate
• Schriftverkehr
• Administration
• Prio A Aufgaben
• Telefonate
• Schriftverkehr
• Administration

Eine gute Ordnung sichert dir Konzentration! Beherzige die Regel: Alles hat EINEN Platz, alles hat SEINEN Platz. Alle Dinge, die keinen Platz haben, fliegen umher und knabbern an deinem Fokus.

Prokrastinierst du noch oder arbeitest du schon? Prokrastination laut Wikipedia: (lateinisch procrastinatio ‚Vertagung‘, Zusammensetzung aus pro ‚für‘ und cras ‚morgen‘) Erledigungsblockade, Aufschiebeverhalten, Handlungsaufschub, ist das Verhalten, als notwendig aber auch als unangenehm empfundene Arbeiten immer wieder zu verschieben, anstatt sie zu erledigen.
Wer kennt das nicht? Noch schnell Social Media Accounts ansehen, oder dies und das online recherchieren – aber eigentlich müsste mich an die Erledigung der Steuererklärung machen. Wie kann ich das verhindern? Versuche es mit der Pomodoro-Technik. Diese wurde von Francesco Cirillo in den 1980er Jahren entwickelt. Das System verwendet einen Kurzzeitwecker, um Arbeit in 25-Minuten-Abschnitte – die sogenannten pomodori – und Pausenzeiten zu unterteilen. Der Name pomodoro stammt von der Küchenuhr, welche Cirillo bei seinen ersten Versuchen benutzte. Also leg einen Arbeits-Sprint hin, der zeitlich begrenzt ist. Stelle dir tatsächlich einen Wecker und erlaube dir, dann aufzuhören. Ich wette, dass du – einmal angefangen – dann doch drüber bleiben wirst…

Schritt 6: Erkenne deine Quick Wins

Bringe deine To Dos in die richtige Reihenfolge, in dem du dich zwei Dinge fragst:

1. Wie hoch schätze ich den Nutzen der erledigten Aufgabe ein? Der Nutzen kann für mich, für mein Team, für das Gesamtunternehmen, für Kunden sein.
2. Wie hoch schätze ich die Machbarkeit ein? Ist die Aufgabe leicht zu erledigen (wenige Schritte, allein zu bewältigen, wenig Ressourcen werden benötigt) oder schwierig (mehrere Schritte nötig, mehrere Personen müssen eingebunden werden, Ressourcen werden benötigt)?

Daraus ergibt sich die Einteilung in

1. Hoher Nutzen, leicht umzusetzen: Das solltest du zuerst angehen. Dies sind deine „low hanging fruits“ oder „quick wins“, also Dinge, die dir einen schnellen Erfolg bringen. Das ist wichtig für die Motivation.
2. Hoher Nutzen, schwierig umzusetzen: unbedingt gleich planen, sorgfältig im Blick behalten und einzelne Schritte umsetzen.
3. Niedriger Nutzen, leicht umzusetzen: wird im Nachgang bearbeitet oder „zwischendurch“ bei freien Kapazitäten.
4. Nieder Nutzen, schwierig umzusetzen: wandert in den Papierkorb!

Schritt 7: Trainiere Zeitmanagement

Eine wichtige Grundregel der Zeitplanung lautet: Teile deine Arbeitszeit ein in

• 60 % geplante Aktivitäten
• 20 % unterwartete Aktivitäten (Reserve für Pufferzeiten und nicht planbare
  Aktivitäten, Störgrößen, Zeitfresser)
• 20 % spontane Aktivitäten (Führungstätigkeiten, kreative Zeiten,
  soziale und kommunikative Aktivitäten)

Je nach Art und Eigenheit der Tätigkeit variieren diese Werte. Verplane also nicht mehr als 60 % der Zeit aktiv und reserviere 40 % als Pufferzeit für unerwartete, spontane Aktivitäten!

Übe und trainiere deine Zeitplantechniken. Man lernt nie aus! Die wichtigsten Zeitplantechniken im Überblick:

• • Das Kieselprinzip verstehen
  • Prinzip der Schriftlichkeit
  • Eisenhower Prinzip
  • Pareto-Prinzip
  • „Stille Stunden“ reservieren
  • Leistungskurve beachten
  • 60:20:20 Regel
  • Nicht zum Sklaven machen lassen…
  • Bewertung und Verbesserung!

Und last but not least beherzige die KISS-Formel:

Keep It Simple, Sweetheart!

Business ohne Brimborium – Anpushen… Strukturieren… Umsetzen!

Viel Freude und Erfolg wünscht Euch
Meike Wilmowicz

#WERTarbeit #PositiveTeamkultur #BasisFürWachstum #Selbstorganisation

Teams Orientierung geben, damit Arbeit lebendig wird: Entdeckt Euer WARUM

Als ich vor einiger Zeit bei einer Recherche auf Simon Sinek stoß, fühlte ich mich von seiner Theorie des „Golden Circle Prinzips“ sofort angezogen: So klar auf den Punkt, einfach, kraftvoll und dazu noch biologisch begründet. Natürlich muss der Ausgangspunkt für alles Tun eine Antwort auf die Frage WARUM haben. Worum es geht erklärt Simon Sinek in einem TED-TALK.

People don’t buy WHAT you do. They buy WHY you do it. Simon Sinek

Teams sollten eine Idee von ihrer Vision und von ihren Werten haben. Doch die Mission, die Reason Why, der Zweck, das WARUM macht das Leitbild erst vollständig und ist Basis für alles weitere Handeln: Leitlinien, Handlungen, letztlich Produkte und alle Ergebnisse.

Wirklich herausragend ist ein Team, wenn es die Gelegenheit ergreift Vorbild – in seinem Einflussbereich – zu werden. Andere durch das eigene Handeln zu inspirieren und zu zeigen, was man zum Wohle Aller und für sich selbst erreichen kann.

Nicht nur für die Zusammenarbeit, sondern auch für das so wichtige Gefühl des Zusammenhalts (gerade in unsicheren Zeiten) ist ein klares Unternehmensleitbild zentral: Was ist unser WARUM und und WOFÜR, in welche Richtung wollen wir etwas und auch uns selbst gemeinsam verändern?

Die WARUM Erkundung im Team kann in drei Schritten erarbeitet werden:

1) Der Blick zurück

Erzählt Geschichten über Momente, in denen ihr besonders stolz darauf waren, für dieses Team zu arbeiten
Deine herausragend positive Erfahrung
… erinnere Dich an einen Zeitraum, der für Dich ein echter Höhepunkt war. Eine Zeit, in der Du besonders begeistert warst, Dich außerordentlich wohl und lebendig fühltest und in der Du Dich einbringen und etwas bewirken konntest. Erinnere Dich an eine herausragend positive Erfahrung. Gleichgültig, ob aus der jüngeren oder ferneren Vergangenheit.

2) Der Beitrag

nun nach dem Beitrag gesucht, den man in den spezifischen Momenten geleistet hat, in denen man besonders stolz oder beflügelt war: Was konkret haben wir/habe ich getan? Für wen? Wer (außer mir) hatte etwas davon?

3) Die Wirkung

Im nächsten Schritt wird unter die Lupe genommen, was ein Unternehmen oder eine Person mit ihrem Beitrag erreichen will. Hilfreich ist es, sich die konkreten Menschen vorzustellen, die in den Genuss unseres Beitrag kommen: Was erlauben meine/unsere Beiträge anderen weiter zu tun oder zu sein? Was hat sich durch sie im Leben der andern verändert?

Das ergibt die WARUM-Erklärung.

Eine WARUM Erklärung soll Beitrag und Wirkung kombinieren. Es sollte einfach, klar und handlungsorientiert formuliert sein. Simon Sinek schlägt einen zweiteiligen Satz nach diesem Muster vor: Ich möchte/ Wir wollen __________ (der Beitrag – wir formulieren die Handlungen, die wir am Montagmorgen setzen müssen, um >die Wirkung Teil 2< zu realisieren), damit ______ (die Wirkung – wir beschreiben die Welt, in der wir gerne leben würden).

Das WARUM im Alltag zum Leben erwecken

Wir müssen tun, was wir predigen. Als Spruch an der Wand ist das WARUM wenig überzeugend. Deshalb sollten alle Prozesse und Strukturen anhand des Purpose Statements überprüft und im Zweifelsfall angepasst werden: Passen sie noch zum formulierten Unternehmenszweck? Gibt es Widersprüche?
Aber auch: Neue Gelegenheiten erforschen
Ideen entwickeln, wie wir – geleitet von dem WARUM – eine neue bzw. andere Richtung einschlagen können. Was wäre möglich? Wie gestalten wir die Kommunikation nach innen und nach außen?

• Das Verhalten belohnen, das wir fördern wollen. Wenn wir Menschen sehen, die Handlungen setzen, die dem WARUM entsprechen, erkennen wir das an und loben sie.
• Wenn wir Entscheidungen treffen, lassen wir die Gedanken einen einfachen Filter passieren: „Hilft uns die Wahl dabei, sich näher an dem WARUM auszurichten oder nicht?“ Wir handeln danach.
• Wir passen das WIE und WAS dem Kontext von WARUM an. Dann legen wir eine neue Aufgabe fest oder setzen neue Strategien um. Wir stellen sicher, dass die Menschen sehen können, WIE diese Dinge zu Manifestationen des WARUM werden.
• Wir reflektieren unsere Führung. Wir machen es uns zur Gewohnheit uns zu fragen „Was habe ich heute als Führungskraft getan, dass eine fassbare Manifestation unseres WARUM war?“
• Wir bieten allen Mitarbeitern die Chance, ihr eigenes WARUM zu entdecken und zu erfahren, wie es zum WARUM des Unternehmens passt.

Und was heißt das für unser Team?

Ist ein Job ohne Purpose ein Bullshit-Job?

Manchmal spielt für Unternehmen der Purpose, das WARUM im Alltag eine eher geringe Rolle. Das lässt sich daran erkennen, dass das Team zwar die Ausrichtung des Unternehmens kennt, aber trotzdem nicht mit eigenen Worten beschreiben kann, was genau Sinn und Zweck der Organisation ist. Geschweige denn, was ihr persönlicher Beitrag für das Ganze bedeutet.

Stell Dir das Gegenteil vor: Du hast einen Job, der die Welt verbessert. Als Gastgeber machst Du Menschen glücklich, damit die Welt besser wird. Dafür musst du die haarklein beschriebenen Service-Standards einhalten, die Zeit wird gestoppt, dabei schaut dir ein Chef über die Schulter und macht dich fertig, wenn du nur ein Detail nicht eingehalten hast. Wie lange würdest du in dem Job bleiben? Warum? Du machst doch andere glücklich und machst so die Welt besser?
Dein Job bietet Dir zwar 100% Purpose, aber 0% Selbstverwirklichung. Das passt nicht und reicht am Ende niemanden von uns.

Fazit:
Ein Job mit Purpose aber ohne Selbstverwirklichung frustriert dich früher oder später.
Ein Job ohne Purpose aber mit Selbstverwirklichung funktioniert, lässt aber die Frage nach deinem Beitrag für das Ganze offen.
Aber: Ein Job mit Purpose und mit Selbstverwirklichung ist kann die Grundlage für Zufriedenheit, Motivation, für Bindung und Leistung sein.

Deswegen ist es wichtig, dem Team die Erkundung des persönlichen WARUMs zu ermöglichen.
Es ist wichtig, sich selbst besser zu verstehen: Wo genau liegen meine Bedürfnisse? Was sind wichtige Motive für mich? Welche Stärken habe ich im Leben ausgebildet? Und was sind Werte, die
für mich wirklich zählen?

Persönliche Erfüllung ist kein Privileg, sie ist ein Recht. Jeder von uns hat das Recht, in seiner Arbeit Erfüllung zu finden, inspiriert in die Arbeit zu gehen, sich am Arbeitsplatz sicher zu fühlen, und mit dem Gefühl nach Hause zu gehen, zu etwas beigetragen zu haben, das über ihn hinausgeht. Erfüllung ist kein Lotteriegewinn. Es ist kein Gefühl, das einer kleinen Minderheit vorbehalten ist, die sagen kann: »Ich liebe das, was ich tue.« Simon Sinek

Wir retten die Welt – oder steigern wir nur die Unternehmensattraktivität?

Die Orientierung am WARUM muss tatsächlich dazu führen auf innovative Ansätze zu kommen.
Wichtig ist es dabei es nicht bei Lippenbekenntnissen zu lassen.
Unser Denken sollte weg gehen von „Wie können wir das WARUM nutzen, um ein größeres Stück Kuchen zu bekommen?“ hin zu „Angesichts der Situation der sozialen und ökologischen Umwelt, in die wir eingebettet sind: Wie können wir einen Beitrag für die positive Entwicklung leisten? Im Vertrauen darauf, dass genau das auch zu unserer eigenen positiven geschäftlichen Entwicklung beiträgt?“.
Weg von einer Entweder-oder-Sichtweise, hin zu einer Sowohl-als-auch-Sichtweise. Nicht Wir-oder-die-anderen, sondern wir-und-die-anderen. Denn wir sind letztlich nicht im luftleeren Raum unterwegs. Kein Unternehmen kann ohne den Rest der Welt existieren. Wir sind verbunden und vernetzt, und das auf verschiedenen Ebenen.

Business ohne Brimborium – Anpushen… Strukturieren… Umsetzen!

Viel Freude und Erfolg wünscht Euch
Meike Wilmowicz

#WERTarbeit #PositiveTeamkultur #BasisFürWachstum

Das Umsetzungsgeheimnis von Peter Drucker | Potentialanalyse

Kürzlich nahm ich an dem Webinar „Blockbuster-Präsentationen“ von Alexander Christiani teil, einer DER Marketing-Päpste Deutschlands. Ich kenne ihn schon seit über zwei Jahrzehnten und schätze an ihm, wie er sich ständig weiterentwickelt und am Ball der Zeit bleibt. Ein Aspekt des 3-teiligen Webinars über Storytelling hat mich jedoch umgehauen – im positiven Sinne!

Alexander Christiani verriet seinen persönlichen Game-Changer, den er mit 20 Jahren Verspätung erst richtig verstanden habe… 2018 fand er eine alte Unterlage eines Peter Drucker Seminars von 1998 mit handschriftlichen Notizen …
(Anmerkung: Laut Wikipedia ist Peter Drucker „Der einflussreichste Management-Denker aller Zeiten“. Seine Inhalte sind bis heute unverändert gültig. In Amerika gibt es immer noch Diplom-Arbeiten mit dem Titel: Bitte finden Sie eine Management-Methode, die Peter Drucker in seinen Grundlagenwerken vor 50 Jahren noch nicht richtig vorhergesehen hat…“)

Auf Alexanders Frage an Peter Drucker, was seiner Meinung nach der Schlüssel zum Erfolg sei, antwortete dieser:

„Wenn Sie glauben, dass individuelle Kompetenz der Schlüssel zum Erfolg ist, werden Sie Ihr ganzes Leben lang scheitern!
Die Wahrheit ist nämlich

• 50% Erfolgsanteil hat die Aufbau-Organisation, die Sie wählen.
• 35% Erfolgsanteil hat die Ablauf-Organisation.
• Die restlichen 15% sind Ihre individuelle Kompetenz – und die beschränkt sich in aller Regel darauf, dass Sie in den beiden anderen Bereichen angemessene Lösungen installieren.
  Und es genügt nicht, dass Sie es verstehen. Sie müssen danach handeln. Wenn Sie das tun, verspreche ich Ihnen, dass Sie größere Fortschritte machen als jemals zuvor in Ihrem Leben.“

WOW! Ein besseres Statement zur Wichtigkeit von Struktur und Organisation kann es nicht geben…

Die Entwicklung von Struktur und Organisation bringt

• Klarheit, Transparenz und Harmonie im Team
• Für Unternehmer die Möglichkeit mehr AM statt IM Unternehmen zu arbeiten
• Die Grundlage für (quantitatives oder qualitatives) Wachstum
• Basis für externe Anerkennungen (ISO…)
• Kundenbegeisterung und Wettbewerbsfähigkeit!

Doch wo anfangen? Welchen Schritt als erstes gehen? Dazu habe ich einen Fragebogen entwickelt, den ich Euch gerne zum Download anbiete: https://www.wert-arbeit.com/wp-content/uploads/2021/04/01-Potentialanalyse-Struktur-und-Organisation.pdf

Wo habt Ihr das größte Verbesserungspotential?

Business ohne Brimborium – Anpushen… Strukturieren… Umsetzen!

Viel Freude und Erfolg dabei wünscht Euch
Meike Wilmowicz

#WERTarbeit #Struktur #Organisation #einfach #klar #effizient #BasisFürWachstum

Re-Start: Die Frage ist nicht nur wann, sondern auch WIE

On-Off-Lockerungen, Impfdebakel… zermürbend. Viele sehnen sich nach einer glaubwürdigen Perspektive. Die kann uns jedoch wohl niemand im Moment liefern. Dennoch hilft es nicht, den Kopf in den Sand zu stecken. Vielmehr sollten wir im Fokus bleiben. Kleine Schritte sind derzeit angebracht. Viele meiner Kunden sind immer noch im Lockdown, zumindest teilweise.

Die Zeit bis zur Wieder-Eröffnung – für den einen früher, für den anderen später – könnt Ihr ideal nutzen, um Eure interne Struktur auf den Prüfstand zu stellen.

Re-Start: Die Frage ist nicht nur wann, sondern auch WIE. Diesen Moment können wir sonst nur mit Aufwand erzeugen! Wenn der Betrieb erstmal wieder läuft sind wir gefangen im alltäglichen Klein-Klein, getrieben von vielen To Dos von allen Seiten.

Ich zeige Euch, wie Ihr in drei Schritten gemeinsam Strukturen überprüft und das rausholt, was Euch schnell und nachhaltig macht.

Schritt 1: Überprüft Eure AUFBAU-Organisation

Die Aufbauorganisation beschreibt das Gerüst Eures Unternehmens und somit die Arbeitsteilung. Sie kann dazu dienen die Effizienz zu steigern, Kosten zu reduzieren – und durch Sicherheit an Dein Team vermitteln durch klare Aufgaben und Zuständigkeiten. Das wirkt sich positiv auf die Zufriedenheit und Motivation aus!

Überprüft zunächst Euer Organigramm: Welche Teams sind vorhanden? Wofür sind die Teams verantwortlich? In welcher Beziehung stehen die Teams zueinander?

Ihr habt gar kein Organigramm? Dann erstellt eins 😊 Eine Skizze reicht anfangs völlig aus. Es gibt vielfältige Visualisierungen: Der Klassiker ist das Linien-Organigramm. Oben der Chef, dann die Teamleiter, unten die Arbeiter. Umgedreht sieht das ganze schon etwas besser aus: Unten die Chefs als Basis, darüber die Teamleiter, oben die Working Heroes.

Zeitgemäß ist jedoch eine andere Form: Stellt die Teams nicht hierarchisch, sondern als Blasen oder Kreise dar. Auch die Unternehmensleitung ist ein eigener Kreis, der sich somit als Dienstleister bzw. interner Kunde der anderen Teams versteht. Es kann einen „inner circle“ geben und einen äußeren Kreis, der direkten Kontakt zum Kunden bzw. Gast hat. JA denn auch der Kunde sollte im Organigramm auftauchen!

Je kleiner Dein Unternehmen ist desto mehr Sinn kann es machen auch EXTERNE mit aufzunehmen, z.B. wichtige Netzwerkpartner, wesentliche Lieferanten, entscheidende Vertriebspartner.

Im nächsten Schritt überprüft die Hauptaufgaben und regelmäßig wiederkehrende Aufgaben des ganzen Teams mit der Zielsetzung: ALTLASTEN ENTSORGEN!

Es verhält sich so wie mit einer Skulptur: Von einem Klotz – aus Stein, Holz o.ä. – wird etwas WEG geschlagen. So lange, bis etwas Schönes entsteht. Denkt an den David von Michelangelo. Wieviel Dinge tut Ihr tagein tagaus, die eigentlich gar nicht sein müssten? Wo gibt es Unklarheiten in Sachen Verantwortlichkeit, Häufigkeit, Vertretung? Was kann optimiert oder gestrafft werden? Welche Aufgaben will ich loswerden? Welche Aufgaben möchte ich übernehmen? Habt den Mut Gewohnheiten und Dinge, die selbstverständlich sind zu hinterfragen!

Schritt 2: Optimiert Eure ABLAUF-Organisation

Die Ablauforganisation beschreibt Eure Arbeitsprozesse. Schritt 1, Schritt 2 und so weiter. Ein anderes Wort dafür ist Prozessmanagement.

Im Fokus steht nicht die Frage WER macht es, sondern WAS ist zu tun. Wie ist der Ablauf im Gesamtbetrieb? Wie sieht Eure Wertschöpfungskette aus?

Marketing -> Angebotserstellung -> Dienstleistungen erbringen -> Service und After Sales
Wo gibt es Ansätze für Verbesserungen? An welchen Schnittstellen hakt es?

Aller guten Dinge sind drei. Oder fünf. Fünf Finger – das kann man sich gut merken. Geht anhand dieser kleinen Checkliste Eure Prozesse durch:

1. Weitermachen mit…
2. Aufhören mit…
3. Mehr von…
4. Anfangen mit…
5. Weniger von…

Als nächstes konzentriert Ihr Euch auf die drei Hauptinteressengruppen für Euren Betrieb:
1) Die Kunden bzw. Gäste
2) Die Mitarbeiter
3) Die UnternehmerIn

Und fragt Euch nun: Was können wir aus deren Sicht jeweils optimieren?

• Aus Sicht der Kunden bzw. Gäste (oder Patienten, Klienten, Mandanten…) Wo sind die Touchpoints? Nehmt die Sichtweise des Kunden ein und geht die Berührungspunkte durch… Wo könnt Ihr die Kundenbegeisterung tunen?
• Aus Mitarbeitersicht: Kill a stupid rule! Welche nutzlosen Dinge können wir getrost weglassen, damit die Umsetzung besser gelingt? Welche Punkte auf den Checklisten können gestrichen werden? Welche Checklisten sind sogar überflüssig? Welche Reports können zusammengefasst werden? Wie können wir die interne Kommunikation verbessern? Wie können wir unsere Regelkommunikation straffen?
• Aus unternehmerischer Sicht: Work it boss! Stimmt die Wirtschaftlichkeit? Welche Hebel habt Ihr, um a) Umsätze zu erhöhen (Zusatzverkäufe platzieren!) oder b) Kosten einzusparen (Welches sind Eure wichtigsten Kosten-Nerven? Teamkosten, Wareneinsatz, was noch?)

Schritt 3: Sammelt Eure Verbesserungen und erarbeitet einen Plan für die Umsetzung.

Mit Sicherheit habt Ihr nun viele Ideen gesammelt. Um sich nicht zu verzetteln ist es wichtig, eine sinnvolle Reihenfolge zu haben. Das bringt Euch den gerade notwendigen Fokus.

Dazu stellt Euch zwei Fragen:

> Welchen Nutzen hat diese Ideen, diese Verbesserung, das Projekt?

Für den Gesamtbetrieb, für die Gästebegeisterung, für die Mitarbeiter? Hat es einen Nutzen in Sachen Nachhaltigkeit und Digitalisierung? Für das Marketing?

> Wie leicht lässt sich diese Sache umsetzen?

Schwierig (mit viel Budget und Zeitaufwand verbunden bzw. komplex, weil viele Schritte notwendig sind) oder leicht (schnell mit wenig Aufwand umsetzbar, niedrige Kosten). Ihr geht zuerst die Themen an, die einen HOHEN NUTZEN sowie LEICHT UMZUSETZEN sind. Das sind Eure „Quick Wins“.
Und dann noch einen AKTIONSPLAN festlegen: WAS macht WER bis WANN. Wiedervorlage des Aktionsplans: Im wöchentlichen (digitalen) Teammeeting!

Viel Erfolg bei der Umsetzung!

Eure Meike

PS: Lust auf einen professionell moderierten Online-Workshop zu diesem Thema? Sprecht mich gerne an. Weitere Infos auch auf https://www.wert-arbeit.com/workshops/. Ich freue mich auf Eure Anfrage!

Business ohne Brimborium – Excellence mit Struktur und Herz!

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